Każda organizacja musi prowadzić ciągły rejestr wolumenu transakcji biznesowych i śledzić ich zmiany. Najprostszym sposobem jest prowadzenie ewidencji za pomocą kont.
Skład i rodzaje kont
Konta księgowe są prostsze i mniej pracochłonne w prowadzeniu bieżącej księgowości niż np. bilans firmy. Mają dość prostą strukturę i składają się z następujących elementów - numeru pozycji i rachunku oraz strony debetowej i kredytowej.
Z punktu widzenia ekonomicznego rozróżnia się rachunki aktywne i pasywne. Ich oddzielenie opiera się na celu debetu, kredytu i salda.
Aktywne konto
Rachunki aktywne mają na celu uwzględnienie stanu i zmian w funduszach firmy w kontekście rodzajów ich powstawania. Są odpowiedzialni za jej majątek i długi, a ruch aktywów firmy znajduje odzwierciedlenie w aktywnych rachunkach. Konta aktywne zawierają informacje o środkach firmy znajdujących się na rachunkach bankowych, magazynach itp.
Na nich salda początkowe (odzwierciedlają środki na początku okresu) i końcowe, a także wzrost środków są rejestrowane na obciążeniu rachunku, spadek środków gospodarstw domowych - na kredyt rachunku.
Kluczowe aktywne konta obejmują:
- środki trwałe (konto 01) - to konto służy do rejestrowania ruchu środków trwałych firmy;
- wartości niematerialne (04) – rachunek służy do ewidencji ruchu wartości niematerialnych oraz inwestycji w badania i rozwój;
- materiały (10) - wykorzystywane do rozliczania zmian ilości materiałów, surowców, paliw, półproduktów itp.;
- produkcja główna (20) - służy do rozliczania kosztów produkcji;
- towary (41) - służy do ewidencjonowania wartości zakupionych jako towary do odsprzedaży lub przetworzenia;
- produkty gotowe (43) - wykorzystywane do rozliczenia ilości produktów gotowych;
- kasa organizacji (50) i rachunki rozliczeniowe (51) - uwzględnia odpowiednio przepływ pieniędzy firmy w kasie i na rachunku bieżącym.
Różnica między rachunkami aktywnymi i pasywnymi polega na tym, że mają one saldo debetowe otwarcia i saldo zamknięcia. Kolejna różnica polega na tym, że obrót debetowy oznacza wzrost środków, a obrót kredytowy oznacza spadek.
Konto pasywne
Na rachunkach pasywnych prowadzona jest ewidencja źródeł tworzenia i przepływu środków przedsiębiorstwa. Wyświetlają transakcje, które zmieniają wielkość aktywów i strukturę długów firmy. Mają na celu rejestrowanie zobowiązań firmy wobec partnerów, pracowników lub państwa.
Na rachunkach pasywnych salda otwarcia, zamknięcia, a także wzrost środków są rejestrowane na pożyczce. Spadek aktywów gospodarstw domowych jest wyświetlany w debecie. Wśród głównych kont pasywnych są:
- obliczenia dla kredytów i pożyczek krótkoterminowych (66) i długoterminowych (67) - służą do uwzględnienia stanu pożyczek krótkoterminowych (do roku) i długoterminowych (powyżej roku);
- Obliczenia wynagrodzeń (70) – wykorzystywane do ewidencji informacji o wypłacie wynagrodzeń, a także dochodów z akcji;
- autoryzowany (80), rezerwowy (86) i dodatkowy (87) - służy do rejestrowania informacji o przepływach wszystkich rodzajów kapitału spółki.
Istnieją również konta aktywne-pasywne, które odzwierciedlają majątek firmy i źródła jej powstania. Konta aktywne-pasywne to konta uwzględniające rozliczenia firmy z dostawcami, założycielami, kontrahentami, odliczenia podatkowe, koszty ubezpieczenia i emerytury.
