Wszystkie działania gospodarcze mają dwojaki charakter, z tego powodu ujmuje się je w bilansie metodą podwójnego zapisu. W rachunkowości podwójna pozycja to połączone jednoczesne wyświetlanie w bilansie transakcji biznesowych tej samej kwoty pieniędzy na uznaniu jednego konta bilansowego i obciążeniu drugiego. Relacja między rachunkami nazywana jest korespondencją rachunków, a same rachunki nazywane są odpowiednimi.
Esencja podwójnego wejścia
Rachunkowość jest niemożliwa bez kont bilansowych i podwójnego zapisu. Wszelkie ewidencje działalności gospodarczej prowadzone są na podstawie dokumentów pierwotnych, za ich pomocą są one potwierdzane. Podwójny wpis pokazuje sposoby otrzymywania i dysponowania określonymi funduszami, rodzaje operacji, które dokonywały zmian w tych funduszach, źródła ich powstania, a także wyniki finansowe charakteryzujące działalność produkcyjną.
W sensie ekonomicznym podwójne wejście wskazuje na dwoisty charakter aktywów przedsiębiorstwa. W bilansie rozpatruje się go z dwóch stron, a mianowicie składu i umiejscowienia - w aktywach bilansu oraz metod ich tworzenia - w pasywach. Suma wszystkich zapisów w pozycjach aktywów jest niezmiennie równa sumie w pasywach, co umożliwia łatwe sprawdzenie poprawności zapisów księgowych. Sporządzanie transakcji ukazujących istotę obrotu gospodarczego jest niemożliwe bez zrozumienia przez księgowego istoty procesu i wszystkich tych zmian, do których ostatecznie prowadzą. Specjalista zmuszony jest do pracy z różnymi dokumentami, z których każdy pełni rolę nośnika informacji ekonomicznych i prawnych o przepływie finansów i wartości materialnych.
Przed zarejestrowaniem transakcji na kontach przeciwstawnych konieczna jest analiza dokumentów pierwotnych. Wybór i podwójny zapis na każdym papierze odpowiednich rachunków musi być potwierdzony podpisem księgowego, który go dokonał. Dokładność zarejestrowanych transakcji księgowych na rachunkach zależy od poprawności odpowiednich kont. Każdy dokument księgowy jest pisemnym zaświadczeniem o dokonanej transakcji gospodarczej, potwierdzającym jej prawdziwość. Brak takich dokumentów lub ich niepoprawne wykonanie powoduje duże problemy z organami kontrolnymi, pracownikami, inwestorami, dostawcami itp.
Przejawy dwoistości rachunkowości
Oprócz podwójnej rejestracji w tej samej ilości każdego faktu działalności gospodarczej, rachunkowość implikuje dwoistość większości innych procedur. Na przykład istnieją dwa systemy ewidencji - systematyczna i chronologiczna, dwa rodzaje rejestracji - rachunkowość analityczna i syntetyczna. Konta są również podzielone na dwie grupy: rzeczową i osobistą, z których każda z kolei ma dwie pozycje - debetową i kredytową. Ponadto wszelka działalność gospodarcza prowadzona jest przez dwie strony. Przepływy informacji mają dwa punkty - wejście i wyjście. I wreszcie, każda praca księgowa jest wykonywana dwukrotnie - przede wszystkim rejestrowane są fakty, a następnie sprawdzana jest poprawność wykonanej pracy.
W księgowości tworzone są trzy wymagane atrybuty - są to konta, saldo i podwójny zapis. Tworzą wizualną harmonię, ponieważ debet jest zawsze równy kredytowi, a składnik aktywów nie jest sprzeczny ze zobowiązaniem.
