Outsourcing funkcji księgowych jest coraz częściej praktykowany przez rosyjskich przedsiębiorców. Wynika to z szeregu zalet, jakie posiada organizacja biznesowa z outsourcingiem usług księgowych.
Korzyści i ograniczenia outsourcingu księgowości
W praktyce zachodniej dość popularny jest schemat, w którym funkcje księgowe są przenoszone na firmę zewnętrzną. W Rosji na razie wolą korzystać z usług etatowych księgowych. Tymczasem w okresie kryzysu gospodarczego znacząco wzrosło zainteresowanie usługami outsourcingowymi. Faktem jest, że głównym zadaniem w tym okresie była maksymalna optymalizacja kosztów. A efektem outsourcingu księgowości jest minimalizacja kosztów funduszu płac i utrzymania etatowych księgowych. Doprowadziło to do wzrostu atrakcyjności outsourcingu zarówno wśród dużych holdingów, jak i małych firm.
Posiada outsourcing księgowości i inne zalety. To w szczególności podniesienie poziomu jakości i rzetelności raportowania, minimalizacja kosztów organizacyjnych aspektów prowadzenia ksiąg rachunkowych. Pozwala to zarządowi skupić się na kluczowych aspektach rozwoju biznesu, ponieważ musi sprawować kontrolę nad wynikiem, a nie procesem.
Zlecona księgowość pozwala uprościć procedurę przechodzenia kontroli podatkowych, inspektorzy podatkowi będą współpracować z firmą wykonawczą. Ponadto księgowi zewnętrzni nie mogą zachorować ani iść na urlop macierzyński w najbardziej nieodpowiednim momencie.
Jednak na razie podejście rosyjskich firm do outsourcingu usług księgowych jest dość ostrożne. Wynika to z konieczności przekazania poufnych danych firmie zewnętrznej. Należy zauważyć, że outsourcing księgowości jest możliwy tylko w przypadku przygotowania „białej” sprawozdawczości.
Model outsourcingu może również prowadzić do spadku efektywności pozyskiwania potrzebnych informacji, dlatego nie jest zbyt popularny w dużych gospodarstwach. Przy znacznej liczbie transakcji taka księgowość może być droższa niż zwykła księgowość.
Zadania, które rozwiązuje outsourcing księgowości
Outsourcing może obejmować zarówno indywidualne funkcje księgowe, jak i pełen zakres usług. Typowe zadania outsourcingu księgowości obejmują:
- prowadzenie księgowości i rachunkowości podatkowej, w tym rozliczanie wydatków z dostawcami, dłużnikami, rozliczanie wynagrodzeń, operacje na środkach trwałych itp., naliczanie składek ubezpieczeniowych itp.;
- przygotowanie dokumentów płatniczych;
- przygotowanie niezbędnej sprawozdawczości, która jest przekazywana do IFTS, Funduszu Emerytalnego Federacji Rosyjskiej, FSS, Rosstat;
- funkcje planistyczne i gospodarcze;
- reprezentowanie interesów firmy podczas kontroli itp.
Wiele osób uważa, że outsourcing księgowości pozwala zapomnieć o jej istnieniu. W rzeczywistości tak nie jest, ponieważ niektóre procesy nadal pozostają pod kontrolą firmy klienta.
Bardzo ważne jest, aby w jak największym stopniu określić obszary odpowiedzialności firmy outsourcingowej i klienta usług oraz sposoby ich interakcji. Wygodnym sposobem współpracy z firmami outsourcingowymi jest skorzystanie z systemu bank-klient. W takim przypadku księgowi zewnętrzni przygotowują zlecenia wypłaty, natomiast uprawnienia do podpisywania dokumentów (zatwierdzania) pozostają w gestii Prezesa. Podobnie budowana jest interakcja z systemami do przesyłania raportów elektronicznych.
