Faktura ofertowa zawiera informacje o produkcie i warunkach dostawy. Jest uważany za dokument o znaczeniu prawnym. Pomimo braku jednolitego formularza, firmy muszą przestrzegać zasad rejestracji podczas wypełniania.
Oferta-faktura to szczegółowy dokument, w którym rejestrowane są zarówno standardowe dane o towarach i usługach, jak i warunki dostawy. Określa terminy płatności, metody dostawy, wymagania dotyczące transportu. Cechą formularza jest możliwość podpisania go tylko z jednej strony. Płacąc fakturę, odbiorca automatycznie zgadza się z ustalonymi warunkami.
Kiedy wystawiana jest faktura?
Najczęściej potrzeba na to pojawia się w dużych firmach, które mają dużą liczbę klientów, konsumentów lub nabywców. Prowadzenie indywidualnej dokumentacji w tym przypadku może być trudne. Zwłaszcza jeśli strony mieszkają w dużej odległości od siebie.
Faktura ofertowa może być również wykorzystana do masowej wysyłki ofert handlowych. Jego główne cechy to pilność lub ograniczony czas. Może przybierać różne formy. Jeśli oferta jest nieaktywna, możliwa jest odpowiedź negatywna, jeśli jest stanowcza, powstaje oferta skierowana do konkretnego konsumenta.
Prawo przewiduje możliwość odwołania takiego konta, jeżeli oferta jest publiczna. Jest to możliwe w przypadku masowej wysyłki ofert z ograniczoną ilością towaru. Wypłata pozwala uniknąć zapłaty kary i późniejszej odpowiedzialności.
Procedura kompilacji
Klient lub konsument zrozumie ofertę, jeśli dokument zostanie napisany jasnym i prostym językiem. Pamiętaj, aby poprawnie wskazać dany temat. Formularz składa się z trzech części:
- "czapka";
- zdanie;
- opis warunków.
„Nagłówek” zawiera nazwę firmy sprzedającej, jej dane kontaktowe i dane. Dokumentowi przypisywany jest numer, wskazana jest data jego przygotowania. Poniżej znajdują się dane kupującego.
Przy sporządzaniu samej propozycji często używa się tabeli. Wskazuje numer seryjny, nazwę produktu lub usługi, jednostkę miary, ilość i cenę, koszt całkowity. W razie potrzeby do tabeli można dodać dodatkowe kolumny.
W warunkach umowy możesz zobaczyć termin i sposób transportu, wymagania dotyczące procedury przyjęcia towaru. Możesz określić, jakie działania należy podjąć w przypadku wykrycia awarii lub usterek.
Faktura-oferta sporządzana jest na papierze firmowym lub na prostej kartce o dogodnym dla produktów formacie. Dokument będzie uważany za ważny zarówno w formie odręcznej, jak i przy użyciu technologii komputerowej. Pieczęć można pominąć. Jego potrzeba pojawia się tylko wtedy, gdy jest to zapisane w aktach firmy.
Niuanse sporządzenia dokumentu
Dokument nie ma ujednoliconej formy, może nie odpowiadać dokumentacji księgowej. Możesz łatwo pobrać bezpłatną próbkę online. Może być również wykorzystany jako szablon do stworzenia Twojego papieru firmowego. Jeżeli w podpisaniu umowy uczestniczy syndyk, obok podpisu wypełniane są dane z dokumentu bazowego.
Faktura ofertowa nie ma mocy prawnej, dopóki nie zostanie zaakceptowana. To ostatnie oznacza zgodę na podpisanie umowy. Firma wysyła klientom ofertę. Kupujący zapoznaje się z formularzem, po czym wyraża zgodę na zakup towaru, dokonuje wymaganej kwoty. Jeśli druga strona ma sugestie lub uwagi, są one wysyłane do sprzedającego. Umowa zostaje zawarta, gdy obie strony dojdą do „wspólnego mianownika”.
Jeśli taki dokument nie odpowiada klientowi, możesz powielić informacje, dzwoniąc do formularza „Umowa”. Jednocześnie zawiera dodatkowo wszystkie obowiązkowe klauzule klasycznej umowy.
Podsumowując zauważamy, że oferta-faktura staje się jednym z najpopularniejszych dokumentów z zakresu handlu i usług. Musi zawierać zdanie, że dokument jest podstawą do zapłaty. Pomimo swojej struktury formularz posiada wszystkie niezbędne dane prawne. Dlatego w razie potrzeby może być wykorzystany w postępowaniu sądowym.
