Uniwersalny dokument przelewu (UPD) został opracowany przez służbę podatkową w celu wykluczenia z obiegu dokumentów, które się duplikują i rozciągają, komplikując proces partnerstwa, sprawozdawczości podatkowej.
Universal Transfer Document (UPD) został opracowany w 2011 roku, ale został aktywnie wykorzystany dopiero w 2013 roku, kiedy weszła w życie ustawa federalna nr 412. Reguluje relacje między partnerami biznesowymi, osobami prawnymi i służbą podatkową. Początkowo dokument miał status pojedynczego dokumentu przewozowego, czyli mógłby zastąpić fakturę, ale do końca 2013 roku FTS zaproponował projekt dotyczący możliwości wykorzystania FRT jako dokumentu sprawozdawczego do przedstawienia do podatku usługa. Dopuszczalne jest generowanie i przesyłanie FRT zarówno w formie pisemnej, jak i elektronicznej.
Co to jest UPD
Formularz UPD został zaprojektowany w taki sposób, aby umożliwiał jednoczesne wprowadzenie danych dwóch dokumentów, bez utraty jakichkolwiek pozycji i informacji. UPD jest wyposażony w funkcje podstawowego dokumentu księgowego i zawiera szczegóły faktury. Opiera się na formie faktury, uzupełnionej o pozycje z DPU (podstawowy dokument księgowy). Forma formularza jest zatwierdzona specjalnym dekretem nr 1137 rządu Federacji Rosyjskiej. Według niego UPD zawiera:
- dane (elementy) wpisane na fakturze za towar,
- sekcje i kolumny listu przewozowego typu towar-przewóz,
- pozycje i pozycje z faktury za wydanie towaru,
- pełnoprawny akt przyjęcia lub przekazania środków.
FRT jest na bieżąco dostosowywany, wprowadzane są w nim zmiany, odpowiadające zmianom w praktyce i zasadach prowadzenia działalności, raportowanie. Urzędnicy tworzący FRT są zobowiązani do monitorowania jego zmian i ścisłego ich przestrzegania. Ostatnie korekty datują się na lipiec i październik 2017 i obejmują wprowadzenie identyfikatorów kontraktu (umowa, umowa), dodanie kolumny na kod produktu, zgłoszenie celne. Wprowadzone zmiany są odnotowywane w formie aneksu do dekretu lub samodzielnego dekretu. Te ostatnie to dekrety nr 625 i 981 rządu rosyjskiego.
Cel i główne funkcje dokumentu
UPD może być używany zgodnie z jego przeznaczeniem - do transferu towarów (kosztowności) lub sprawozdawczości - przez duże firmy dowolnego typu oraz prywatnych, indywidualnych przedsiębiorców, niezależnie od reżimu, w jakim są opodatkowani. Nawet ci, którzy z jakiegokolwiek powodu są zwolnieni z podatku VAT, mogą używać UPD jako podstawowego dokumentu w następujących przypadkach:
- przy rejestracji dostaw i robót kontraktowych,
- naprawy świadczonych i otrzymywanych usług,
- dokonywanie transakcji przeniesienia własności wszelkiego rodzaju nieruchomości,
- przy rozliczaniu operacji i usług pośrednictwa.
Ustawodawstwo przewiduje i zezwala na użycie FRT w 2 przypadkach (opcjach) - jako faktury i dokumentu, który rejestruje przekazanie czegoś, tylko jako dokumentu odzwierciedlającego przepływ wartości.
Jeśli praktykowany jest drugi status korzystania z FRT, nie jest konieczne wskazywanie w nim danych do faktury, ponieważ jest to tylko potwierdzenie przeniesienia aktywów. Fakturę, w razie potrzeby, można sporządzić w odrębnym formularzu, w postaci załącznika do FRT.
Wybrane formy i rodzaj rejestracji FRT (papierowa lub elektroniczna) muszą być udokumentowane w polityce rachunkowo-podatkowej przedsiębiorstwa.
Kiedy i do kogo można stosować FRT?
Pełną listę przypadków, w których można zastosować uniwersalny dokument przeniesienia, opublikowano w oficjalnym piśmie rosyjskiej służby podatkowej z października 2013 r. Na przykład lista zastosowań gospodarczych obejmowała:
- przesyłka nieprzenośna towarów lub kosztowności bezpośrednio do kupującego lub jego upoważnionego przedstawiciela,
- wysyłka towaru wraz z jego późniejszym transportem i przekazaniem kupującemu,
- naprawienie wykonanych prac i przekazanie obiektu klientowi,
- przeniesienie własności majątku ruchomego i nieruchomego,
- przekazanie wartości (towarów) na podstawie umowy komisowej lub agencyjnej.
Pismem służby podatkowej ze stycznia 2014 r. zatwierdzono dodatkowe możliwości i funkcje FRT – brak ograniczeń w zakresie dokumentu, możliwość ustalania z jego pomocą transakcji nie tylko z rosyjskimi, ale również z kontrahentami zagranicznymi nie mają odniesienia terytorialnego (rejestracji) na terytorium Federacji Rosyjskiej. Oznacza to, że podatnicy i agenci handlowi, księgowi mają prawo wprowadzić do dokumentu dodatkowe dokumenty, niezbędne do zapisania wszystkich niuansów transakcji, szczegółów i danych, zastosować formularz do odzwierciedlenia transakcji z partnerami zagranicznymi.
Zasady wypełniania dokumentu
Zanim zaczniesz wypełniać FRT, musisz przypisać mu status - 1 lub 2. Ten wymóg ma charakter informacyjny i. w rzeczywistości określa zasady, według których tworzony jest dokument. UPD ze statusem 1 to zarówno faktura jak i akt (dokument przelewu), który musi być ponumerowany. UPD z atrybutem 2 to dokument przelewu (podstawowy), w którym nie ma konieczności wypełniania kolumn charakterystycznych tylko dla faktury. Są one również ponumerowane zgodnie z kolejnością opracowanych aktów pierwotnych.
Specjaliści przedsiębiorstw mogą pobrać próbki wypełnienia FRT obu statusów na oficjalnej stronie Federalnej Służby Podatkowej lub w lokalnym przedstawicielstwie instytucji. Ponadto w tematycznych zasobach internetowych działu księgowości lub podatków znajdują się szczegółowe instrukcje wypełniania FRT, które obejmują:
- zasady określania statusu,
- stanowisko osoby upoważnionej do sporządzenia i poświadczenia dokumentu,
- kolejność wystawiania towarów lub usług,
- dane dotyczące produktu, które należy wskazać, wykaz dokumentów do niego i ich rodzaj,
- zasady definiowania podmiotu gospodarczego w FRT,
- specyfika wyświetlania danych o uczestnikach transakcji, wcześniej podpisanych między nimi umowach.
Skompilowane dokumenty, niezależnie od ich statusu, są ewidencjonowane lub powielane w dokumentach handlowych i księgowych przedsiębiorstwa.
Korekta błędów w UPD
Podczas sporządzania dowolnego dokumentu, w tym UPD, nie można wprowadzać wszystkich danych lub można popełnić błędy. Federalna Służba Podatkowa wydaje rekomendacje nie tylko co do zasady generowania tego typu raportów, ale także jak korygować błędy czy eliminować niedociągnięcia.
Procedura wprowadzania zmian zależy od statusu dokumentu:
- błąd w koszcie towarów (towarów) - tworzony jest nowy dokument, z zapisanym oryginalnym numerem, w odpowiednim wierszu (1a) wpisywana jest data zmiany,
- błąd w danych nadawcy lub odbiorcy towaru, numerach płatności lub danych celnych - wypełnienie nowego formularza z zachowaniem oryginalnego numeru, wprowadzenie dokładnych danych,
- błąd w oryginalnym dokumencie bez wpływu na fakturę - przekreślić jedną linią tak, aby oryginalne dane były czytelne, a na górze wskazać nową kwotę (koszt) oznaczoną „poprawiona i podpisana”,
- jeśli któraś ze wskazanych operacji (status UPD 2) jest zwolniona z podatku - popraw wersję pierwotną i wypisz fakturę jako dodatek.
Dokonywanie korekt nie wymaga sporządzenia nowego FRT i wprowadzenia go do dokumentów księgowych przedsiębiorstwa.
Korekta UPD
W niektórych przypadkach wymagana jest korekta FRT, a nie poprawianie błędnie wprowadzonych danych. Na przykład wystawiana jest faktura za dostawę lub odbiór określonego rodzaju towarów (usług), ale po otrzymaniu okazuje się, że ilość nie odpowiada faktycznie otrzymanej ilości. Regulacja objętości (wartości ładunku jako całości) jest dozwolona zarówno w górę, jak i w dół. Zgodnie z przepisem o obliczaniu podatku VAT (art. 172 Ordynacji podatkowej, par. 10) czynniki te wpływają na sytuację finansową zarówno sprzedawcy (dostawcy) usług lub towarów, jak i sytuacji finansowej ich odbiorcy (kupującego), i muszą być odzwierciedlone w dokumentach.
W takiej sytuacji metody korygowania błędów w FRT są niedopuszczalne przez prawo, ale ich korekta. Sporządzany jest dokument korygujący (faktura korygująca), który jest dodatkiem do FRTD i służy jako potwierdzenie faktycznie otrzymanej ilości towarów lub usług oraz jest wykorzystywany przy naliczaniu podatków, odliczeń podatkowych.
Jeżeli UPD jest sporządzony w formie elektronicznej, partnerzy muszą mieć porozumienie w sprawie sposobu transmisji i formatu. Obaj kontrahenci są zobowiązani do stworzenia jednego formatu dla FRT, aby przekazywać go tylko w sposób wcześniej uzgodniony. Pozwoli to na uniknięcie nieporozumień, wyeliminowanie błędów i dalszą edycję dokumentu, sporządzenie dodatkowych aktów pierwotnych i faktur, dokonanie płatności w terminie iw całości.
