Każda szanująca się firma musi mieć własny serwis prasowy. To ona jest powołana do kształtowania wizerunku firmy i tworzenia dla niej kompetentnej reputacji. Jak właściwie zorganizować pracę służby prasowej?
Instrukcje
Krok 1
Organizując serwis prasowy, należy jasno określić, dlaczego powstaje, jakie zadania będą realizowane, w jaki sposób będzie uczestniczyć w rozwoju firmy.
Krok 2
Personel serwisu prasowego może liczyć od jednej do kilku osób – wszystko zależy od rodzaju obsługiwanej organizacji. Im większa firma, tym większy personel grupy prasowej. Zazwyczaj w dużych organizacjach usługi prasowe są częścią działu PR. W małych firmach obowiązki szefa działu PR i osoby odpowiedzialnej za relacje z prasą może łączyć jedna osoba. Pomimo tego, że służba prasowa zwykle występuje jako przedstawiciel organizacji, powinna otrzymywać wszystkie instrukcje od szefa działu PR, który z kolei odpowiada przed swoim kierownictwem.
Krok 3
Ważne jest, aby każdy pracownik służby prasowej odpowiadał za swój zakres obowiązków. Tym samym szef służby prasowej jest w pełni odpowiedzialny za pracę wydziału, osobiście prowadzi konferencje prasowe i organizuje program kulturalny dla dziennikarzy.
Krok 4
Do obowiązków rzecznika prasowego należy przygotowywanie materiałów dla prasy, odpowiadanie na zapytania prasowe oraz monitorowanie mediów. W razie potrzeby podejmuje również działania w celu poprawienia błędów w wypowiedziach lub dokonuje stosownych obaleń. Chociaż łącznik z prasą zazwyczaj występuje jako przedstawiciel organizacji, lepiej, aby w ważnych sprawach w imieniu organizacji wypowiadał się jej szef.
Krok 5
Służba prasowa posiada również grupę akredytacyjną, która wydaje dziennikarzom karty akredytacyjne, przygotowuje i dostarcza dziennikarzom pakiet informacyjny dokumentów itp.
Krok 6
Serwis prasowy może mieć też własną grupę twórczą, w skład której mogą wchodzić korespondenci, reporterzy telewizyjni i operatorzy. Powinni umieć samodzielnie przygotowywać materiały dla redakcji mediów. Ponadto w niektórych organizacjach taka grupa może być zaangażowana w wydawanie własnej gazety firmowej.
Krok 7
Duże firmy i agencje rządowe mogą również mieć grupę analityczną, w skład której wchodzi recenzent. Jej zadaniem jest monitorowanie i analizowanie relacji o określonych problemach na łamach gazet i czasopism, programów telewizyjnych i radiowych oraz określanie jakości tego przekazu. Ponadto przygotowując się do konferencji prasowej, obserwator musi sformułować temat problemu, historię problemu, przygotować różnego rodzaju odniesienia i notatki.
