Przygotowywanie i przekazywanie spraw do archiwum jest integralną częścią przepływu pracy. Ich rejestracja rozpoczyna się w organizacji od momentu złożenia dokumentów, a kończy przeniesieniem do archiwum na koniec roku kalendarzowego lub okresów przechowywania. W niektórych przypadkach akta są przechowywane dłużej niż rok. Należą do nich np. dokumenty związane z aktami kadrowymi.
Instrukcje
Krok 1
Aby procedura umieszczania spraw w archiwum nie zabierała dużo czasu, należy przestrzegać zasad ich rejestracji podczas bieżącego przepływu pracy. Przenosząc sprawy do archiwum w celu stałego lub tymczasowego przechowywania, należy zszyć dokumenty, ponumerować arkusze, sporządzić ostateczny napis, jeśli przewiduje to instrukcja pracy, a także sporządzić wewnętrzny spis.
Krok 2
Jednocześnie nazwa organizacji lub przedsiębiorstwa, indeks zgodny z nomenklaturą spraw, data otwarcia i zamknięcia sprawy, a także okres przechowywania są wskazane na stronie tytułowej przekazywanego aktu do archiwum.
Krok 3
Dokumenty przeznaczone do archiwizacji są umieszczane w osobnym folderze w twardej oprawie. Jeśli dokument ma szczególną wartość, z reguły nie jest on zszywany, lecz umieszczany w teczce lub kopercie i dołączany do sprawy. Na końcu zszytej i ponumerowanej skrzynki umieszczana jest karta atestacyjna, a na początku spis wewnętrzny. W takim przypadku grubość obudowy nie powinna przekraczać 40 mm, a liczba arkuszy nie powinna przekraczać 250.
Krok 4
Dla spraw przechowywanych w archiwum na stałe, jak również czasowo, ale nie krócej niż 10 lat, sporządza się inwentarz w celu przekazania spraw do archiwum. Jednocześnie sporządzana jest osobna inwentaryzacja dla dokumentów związanych z ewidencją kadrową. Wprowadza się do niego nazwy spraw, z których każdemu przypisywany jest numer seryjny, a także wskazany jest kod nomenklatury. Inwentarze są sporządzane w dwóch egzemplarzach, jeśli akta pozostają w archiwum organizacji. Jeżeli akta mają być przekazane do archiwów państwowych, powinny być cztery egzemplarze.
Krok 5
Sprawy podlegające przechowywaniu po ich zakończeniu przez okres krótszy niż 10 lat mogą być archiwizowane według uznania kierownictwa organizacji. Konieczność zgłaszania spraw będzie zależeć od obciążenia archiwum, częstotliwości dostępu do starych dokumentów itp.
