List biznesowy to główny element korespondencji biznesowej. Pozytywny wizerunek firmy zależy od znajomości sporządzonego dokumentu. Listy biznesowe są pisane przez sekretarzy i zastępców kierownictwa firmy.
Komponowanie listu biznesowego
Napisanie listu biznesowego koniecznie ma cel: zaoferować współpracę, zwiększyć sprzedaż do organizacji, przyspieszyć proces płacenia za towary, złożyć reklamację, podziękować za coś, zawrzeć umowę, pogratulować. List powinien być skomponowany w konkretnym celu i powinien być w nim wyrażony jak najwięcej. Koniecznie poznaj dane firmy, do której zamierzasz wysłać list. Musisz wiedzieć maksimum o potencjalnym partnerze.
Często firmy wysyłają wiele pism oferujących towary lub usługi, ale jednocześnie informacji o adresatach jest minimum. To jest główny błąd wszystkich początkujących biznesmenów. W końcu zawsze przyjemniej jest odbiorcy listu wiedzieć, że jest on adresowany osobiście. Na przykład zwracanie się do osoby po imieniu jest podstawą udanego listu sprzedażowego. A nawet jeśli nie znasz nazwiska adresata, w każdym razie nie możesz napisać stanowiska tej osoby w skróconej wersji, gdy się do niej odnosi.
Projekt listu biznesowego
W idealnym przypadku każda firma ma własną markę. To na nim sporządzany jest list biznesowy. Papier firmowy zawsze zawiera nazwę organizacji, faktyczną i prawną lokalizację, kontakty, stronę internetową, adres e-mail, logo i inne informacje o organizacji. Marginesy firmowe: dolny, górny, prawy i lewy mają standardowe rozmiary. Margines lewy to 3 cm, ponieważ wszystkie dokumenty trafiają do archiwum. Margines prawy - 1,5 cm Wcięcie górne i dolne: 1 cm.
Każdy list biznesowy zaczyna się od krótkiego i chwytliwego nagłówka w środku. Tytuł z pewnością zdradzi treść tekstu. Nagłówek listu biznesowego zawiera: nazwę firmy odbiorcy wraz z pełną nazwą, a także stanowisko osoby odbiorcy (w prawym górnym rogu). W lewym górnym rogu pod nagłówkiem znajduje się miejsce na wskazanie numeru i daty listu rejestracyjnego (wychodzącego). Jeśli list biznesowy jest napisany jako list z odpowiedzią, należy wskazać, na który dokument odpowiada ten list. Nagłówek listu biznesowego jest wskazany po dacie i numerze dokumentu. Podpis nadawcy znajduje się na końcu listu. Należy również wpisać pełne imię i nazwisko oraz stanowisko.
Jeśli pismo zawiera jakiekolwiek dane finansowe o firmie, to podpis głównego księgowego również musi znajdować się na dole. Kolejność podpisów jest następująca: najpierw podpis dyrektora generalnego, a poniżej głównego księgowego. Ponadto, na końcu listu, do podpisu umieszczona jest oficjalna pieczęć organizacji. Dwunasty rozmiar Times New Roman i pojedyncze odstępy są standardem w formalnej korespondencji biznesowej. Zwyczajowo list biznesowy, który jest poważną propozycją, wysyła się pocztą, a nie faksem lub e-mailem. Kurier osobiście dostarcza list kierownikowi lub sekretarce. Taki list należy dostarczyć w dużej firmowej kopercie, która jest drukowana metodą typograficzną. Wszystko to służy tworzeniu korzystnego wizerunku firmy.
