Każda organizacja musi śledzić wszystkie transakcje biznesowe. Z reguły wszelkie ruchy są sporządzane na podstawie dokumentów potwierdzających, które stanowią księgowość. To właśnie na takiej dokumentacji opiera się rachunkowość. Czym jest ogólnie dokumentacja księgowa i dlaczego jest potrzebna?
Cała dokumentacja księgowa jest sporządzana na jednolitych formularzach, to znaczy na formularzach określonych przez prawo. W przypadku, gdy formularz nie zostanie dostarczony przez wyższe władze, dokumenty są sporządzane w dowolnej formie. Dokumenty księgowe muszą koniecznie zawierać nazwę, datę kompilacji, szczegóły organizacji, treść operacji, nazwy stanowisk pracowników i ich podpisy.
Istotą dokumentów księgowych jest odzwierciedlenie wszystkich transakcji gospodarczych przeprowadzanych przez organizację, a także uproszczenie podatków i księgowości. Wszystkie informacje zawarte w dokumentach księgowych muszą być rzetelne i zrozumiałe. Na przykład, jeśli sporządzasz sprawozdanie księgowe, to treść operacji nie powinna być pisana zbyt skrycie, jej istota powinna być jasno i jasno określona.
Dokumenty muszą być sporządzone przez kierownika lub osobę zatwierdzoną zarządzeniem dyrektora. Dokumenty księgowe sporządzane są w dniu zakończenia operacji lub po jej zakończeniu. Na przykład na początku miesiąca paliwo jest zużywane i odbywa się to każdego dnia przez trzydzieści dni. Księgowy może obliczyć zużycie paliw i smarów pierwszego dnia następnego miesiąca oraz sporządzić rozliczenie księgowe.
Wszelkie zmiany w dokumentach są niedozwolone. W przypadku, gdy zauważysz błąd, musisz wystawić nakaz korekty. Następnie sporządź kolejny dokument, który w przyszłości musi zostać wzmocniony poprzednim.
Dokumenty księgowe mogą być wystawiane zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Ale jeśli użyjesz tej drugiej metody, to w razie potrzeby musisz wydrukować kopię, ponieważ jest to konieczne do przedłożenia organom państwowym, na przykład w urzędzie skarbowym.
