Dokumenty bankowe są przechowywane według rodzaju w osobnych folderach i najczęściej w kolejności chronologicznej. Selekcji dokonuje pracownik odpowiedzialny za tworzenie dokumentacji. Niszczeniem przeterminowanych dokumentów zajmuje się specjalna komisja.
Przechowywanie dokumentów bankowych jest prowadzone zarówno przez same banki, jak i organizacje prowadzące rachunki. Kolejność przechowywania w jednej instytucji może nieznacznie różnić się od kolejności przechowywania w innej.
Jak przechowywane są dokumenty bankowe w organizacjach?
Dokumenty z banku znajdujące się w organizacji potwierdzają przeprowadzanie transakcji pieniężnych i znajdują odzwierciedlenie w księgach rachunkowych. Miejscem ich przechowywania jest dział księgowości, którego pracownicy mogą podzielić wszystkie papiery rodzajowe w osobnych folderach w kontekście rachunków i banków. Jeśli przedsiębiorstwo ma kilka rachunków bieżących, dla każdego tworzony jest osobny folder, jeśli konto walutowe, wówczas waluta konta jest wskazana na okładce i grzbiecie. Porządek chronologiczny służy do ewidencji wyciągów dla każdego rachunku. Do każdego wyciągu dołączony jest segregator składający się z dokumentów płatniczych oraz uzasadnień zapłaty za każdy dzień transakcji.
Dla opłaconych faktur tworzony jest osobny folder. Dokumenty kontroli walut są przechowywane w osobnych folderach, w których znajdują się wszystkie informacje dotyczące pracy z rachunkami walutowymi. Mowa tu o paszportach transakcji, zaświadczeniach o wykonanych pracach lub usługach, zaświadczeniach o transakcjach dewizowych i innych. Jeśli objętość dokumentacji jest niewielka, będzie wystarczająca liczba rejestrów wskazujących numer dokumentu, kwotę i datę.
Jak dokumenty są przechowywane w bankach komercyjnych
Instytucje te przechowują dokumenty potwierdzające działalność finansową i gospodarczą banku oraz dokumenty rozliczeniowe i płatnicze klientów. Odpowiedzialność za nie spoczywa na kierowniku i głównym księgowym. Przechowywaniu podlegają zarówno dokumenty papierowe, jak i elektroniczne. Papierowe są przechowywane w specjalnym magazynie, na dostęp do którego trzeba uzyskać specjalne zezwolenie. Zezwolenie musi być podpisane przez głównego księgowego lub jego zastępcę.
Składanie dokumentacji pamiątkowej odbywa się codziennie, w tym celu tworzona jest osobna teczka, w której dokumenty są również przechowywane w porządku chronologicznym. Wyboru dokonuje pracownik, który odpowiada za prawidłowe tworzenie dokumentacji finansowej. Pozostałe foldery to papiery pieniężne oraz dokumenty odzwierciedlające informacje o lokatach klientów. Dokumenty zawierające informacje o operacjach z metalami szlachetnymi są umieszczane w osobnych teczkach.
Konieczność umieszczania określonych rodzajów dokumentów w różnych teczkach wynika z faktu, że każdy papier ma swój własny termin przydatności do spożycia. Dotyczy to również przechowywania dokumentów w formie elektronicznej. Do niszczenia dokumentów, których okres przechowywania upłynął, powoływana jest specjalna komisja, której członkowie przeglądają każdy papier, a następnie wypełniają specjalną ustawę, która potwierdza, że dokumenty z upływającym okresem przechowywania zostały zniszczone.
