Każdy dokument oparty na otrzymaniu pieniędzy wymaga wypełnienia prawidłowego formularza. Jeśli organizacja zapewniła pracownikowi środki na jakiekolwiek potrzeby, konieczne jest zgłoszenie się za niego, wypełniając raport z wyprzedzeniem.
Kto powinien wypełnić oświadczenie wstępne
Dyrektor nie może ot tak dawać pieniędzy organizacji żadnemu pracownikowi. Wstępnie należy ustalić listę pracowników, którzy mogą otrzymać zaliczki wraz z kolejnym raportem. W tym celu konieczne jest sporządzenie i wydanie specjalnego zamówienia.
Jeśli podwładny potrzebuje środków na prowadzenie jakiejkolwiek działalności, musi przekazać dyrektorowi oświadczenie w dowolnej formie. Konieczne jest wskazanie wymaganej kwoty i celu, w jakim żądane są pieniądze. Jeśli dyrektor zgadza się z oświadczeniem, podpisuje oświadczenie osobiście i wskazuje, ile pozwala na zabranie środków i na jak długo.
Należy zaznaczyć, że gotówka może zostać wydana tylko pracownikowi, który już w pełni zaraportował wszystkie otrzymane wcześniej kwoty.
Czasami pracownik może potrzebować pełnomocnictwa, które musi być wystawione w imieniu organizacji zgodnie z ustalonym wzorem nr M-2 lub nr M-2a. Formularze te zostały zatwierdzone w 1997 roku dekretem Federalnej Państwowej Służby Statystycznej Federacji Rosyjskiej.
Za wydane pieniądze, które zostały wydane w dziale księgowości organizacji, pracownik musi się zgłosić. Jest określony termin, w którym musisz wypełnić i złożyć raport z wydatków. Jest to 3 dni od zakończenia okresu wskazanego przez kierownika organizacji we wniosku aplikacyjnym.
Jeżeli pracownikowi zostały przekazane środki na potrzeby podróży, musi je rozliczyć w ciągu najbliższych 3 dni roboczych po powrocie z podróży służbowej.
Jak potwierdza się wydatek w raporcie z wydatków
Jeśli pracownikowi zostały pieniądze, to nie będzie mógł ich tak po prostu zwrócić kasjerowi. Najpierw musisz zebrać wszystkie dokumenty potwierdzające, że pieniądze zostały wydane dokładnie na potrzeby, na które zostały dostarczone. Mogą to być pokwitowania gotówkowe i sprzedaży, bilety na podróż, pokwitowania, akty i inne formy ścisłej sprawozdawczości.
Po otrzymaniu każdego takiego dokumentu należy koniecznie sprawdzić, czy data, kwota i szczegóły są czytelne.
Pracownik będzie musiał złożyć wszystkie dokumenty do działu księgowości.
Co się stanie, jeśli raport z wydatków zostanie wypełniony nieprawidłowo?
Jeżeli pracownik w ciągu 3 dni błędnie wypełnił lub nie dostarczył zaliczki, wówczas organ nadzoru uzna otrzymane środki za przychód, od którego konieczne będzie naliczenie składki ubezpieczeniowej oraz podatku dochodowego od osób fizycznych. Jeśli później pracownik nadal dostarczy wszystkie niezbędne dokumenty i raport, księgowy będzie musiał dokonać ponownego obliczenia.
Upoważniony pracownik organizacji może potrącić z wynagrodzenia pracownika kwotę, dla której sprawozdanie nie zostało złożone.
Podstawowe zasady sporządzania raportu wstępnego
U podstaw raportu z wydatków leżą następujące zasady:
- Raport zaliczkowy musi być poparty dokumentami potwierdzającymi wydane kwoty.
- Dokumenty należy złożyć nie później niż 3 dni robocze po zakończeniu podróży służbowej, w terminie określonym przez kierownika lub od momentu wyjścia do pracy po chorobie lub urlopie.
- Protokół sporządza się na specjalnym formularzu nr AO-1. Dozwolone jest również skorzystanie z formularza raportu z wyprzedzeniem, który jest zatwierdzany przez kierownika organizacji.
- Tylko kierownik powinien być odpowiedzialny za zatwierdzenie raportu wydatków.
- Raport zaliczkowy wypełnia pracownik, który wydał pieniądze. Niektóre informacje muszą być również wprowadzone przez księgowego.
W raporcie wstępnym należy wskazać następujące dane:
- Informacje o firmie, która wydała pieniądze pracownikowi.
- Dane o pracowniku, który otrzymał środki z organizacji.
- Cel, na który musisz przekazać pieniądze pracownikowi firmy.
- Ilość.
- Dane o wszystkich wydatkach z potwierdzeniem.
- Saldo środków, jeśli takie istnieją.
Na koniec podpisy składają pracownik i pracownicy działu księgowości, którzy wydali pieniądze i odebrali resztę.
Nie ma potrzeby umieszczania żadnych pieczątek na oświadczeniu zaliczkowym. Dzieje się tak, ponieważ dokument jest wewnętrzny. I nie wykracza poza organizację. Ponadto od 2016 r. wszystkie osoby prawne, a nie tylko indywidualni przedsiębiorcy, mają pełne prawo nie opatrywać swoich dokumentów pieczęciami i pieczęciami.
Raport wypełniany jest w jednym egzemplarzu. Jest to część podstawowej dokumentacji i nie należy popełniać błędów w jej projektowaniu. Jeśli z jakiegoś powodu nie udało się uniknąć kleksów lub nieprawidłowego wypełnienia, lepiej wziąć nowy formularz i wypełnić go w nowy sposób.
Jak wypełnić raport wydatków
Wydaje się, że tak ważny dokument dla obiegu wewnętrznego powinien być bardzo trudny do wypełnienia. Ale to jest z gruntu błędne. Po wypełnieniu go po raz pierwszy nie powinno być żadnych trudności, jeśli będziesz musiał go ponownie wypełnić.
Dane muszą być wprowadzone przez pracownika w następującej kolejności:
- Korzystając z danych rejestracyjnych organizacji, wprowadza się kod OKPO i pełną nazwę przedsiębiorstwa.
- W kolumnach obok napisu „Raport zaliczkowy” należy wpisać numer dokumentu i datę jego sporządzenia.
- Po prawej stronie koniecznie zostaw trochę wolnej, pustej przestrzeni. Będzie potrzebny do ewidencji szefa organizacji: kwota słowna, data zatwierdzenia raportu i podpis.
- Poniżej cały wiersz zawiera informacje o pracowniku, który otrzymał zaliczkę. Konieczne jest wskazanie, w której jednostce strukturalnej pracuje, jego nazwisko, imię, patronimik i stanowisko. Podany jest również numer personalny pracownika oraz powód, dla którego zaliczka była potrzebna.
Na tym kończy się pierwsza część raportu z wydatków. Ponadto formularz zawiera dwie tabele. Jedną z nich wypełnia również pracownik, który otrzymał środki. Musisz podać całkowitą kwotę zaliczki oraz walutę, w której została wystawiona. Kwota salda lub przekroczenia wydatków powinna zostać wskazana poniżej.
Drugą tabelę wypełnia w dziale księgowości autoryzowany specjalista. Musi zawierać dane o rachunkach księgowych, subkontach i przechodzących przez nie środkach. Należy podać kod transakcji i dokładne kwoty.
Pod tabelami należy wskazać, ile dokumentów jest załączonych do raportu i ile stron te dokumenty zawierają.
Po wypełnieniu wszystkich kolumn dokumenty muszą zostać sprawdzone przez głównego księgowego. Zgodnie z wynikiem musi w tym celu wskazać kwotę sprawozdawczą w specjalnej linii.
Poniżej księgowy i główny księgowy muszą być podpisane wraz z ich odpisem. Ponadto pracownikowi działu księgowości należy podać kwotę salda lub przeliczenia oraz numer zlecenia gotówkowego, przez które przeszła ta kwota. Kasjer, który otrzymał saldo lub wystawił kwotę identyczną z przekroczeniem wydatków, musi również podpisać oświadczenie zaliczkowe.
Kolejna część sprawozdania finansowego do negocjacji. Musi zawierać wszystkie niezbędne informacje o dokumentach, które potwierdzają fakt, że środki zostały wydane na wnioskowane potrzeby. W tej części należy wprowadzić następujące dane:
- Dane każdej organizacji, która wydała dokument.
- Data wydania.
- Nazwa.
- Dokładna kwota wydanych pieniędzy.
- Numer liczenia, według którego została zaksięgowana kwota wskazana na dokumencie.
Pracownik musi podpisać swój podpis pod stołem w specjalnej linii. W ten sposób potwierdzi poprawność podanych informacji.
Ostatnia część raportu z wydatków to część odcięta. Posiada pokwitowanie od księgowego, które wypełnia po otrzymaniu od pracownika dokumentów potwierdzających wydane pieniądze. Na odrywanej części należy wskazać:
- Informacje o pracowniku (imię i nazwisko).
- Numer raportu i data wydania.
- Kwota słowna, która została wydana pracownikowi.
- Liczba dokumentów sprawozdawczych potwierdzających koszty.
Następnie księgowy umieszcza datę i podpis. Część zdejmowaną należy przekazać pracownikowi jako dowód otrzymanych danych.
