Wśród wydarzeń biznesowych firmy wyjątkowym wydarzeniem jest prezentacja. To święto reklamy biznesowej, którego istotą jest prezentacja organizacji i istotnych faktów z jej życia: „narodziny”, pozytywne zmiany, tworzenie nowych produktów (usług). Czas trwania prezentacji może być różny: jedno wydarzenie zajmuje 10-15 minut, drugie dwie lub trzy godziny, a trzecie „zajmuje” tydzień pracy. Niezależnie od czasu trwania prezentacji, kluczem do jej sukcesu jest staranne przygotowanie uroczystości.
Instrukcje
Krok 1
Jasno określ cele i priorytety prezentacji: np. kreowanie wizerunku, pozyskiwanie nowych klientów, nowych partnerów (inwestorów, dostawców, konsumentów), informowanie o innowacjach, nawiązywanie relacji z opinią publiczną, władzami itp. Najważniejsze jest, aby przyciągnąć uwagę grupy docelowej, zainteresować ją, poprawnie pokazać perspektywy.
Krok 2
Ustal główną ideę (pomysł, koncepcję) prezentacji. Wyznacz miejsce, datę i godzinę wydarzenia. Lepiej jest przeprowadzić prezentacje (trwające 1,5-2 godziny) po obiedzie. Koktajl lub bufet - na zakończenie (trwający 1-2 godziny). Przygotuj zaproszenia z wyprzedzeniem. Nie powinny być bezosobowe – odnoszą się do konkretnych osób. Wskaż w komunikatach miejsce, czas, program prezentacji, listę uczestników, punkty orientacyjne (adres) i trasy komunikacyjne.
Krok 3
Przygotuj wysokiej jakości i w miarę możliwości różnorodne drukowane materiały reklamowe: informacje prasowe, ulotki, broszury, broszury, katalogi. Stoiska tematyczne, tablety o firmie (np. o rocznych obrotach, geografii sprzedaży, zaawansowanych szkoleniach pracowników, partnerów, publikacje o firmie w prasie) są odpowiednie i pożądane przy prezentacji. Próbki produktów, monitory z filmami umieszczone w lobby ożywią wydarzenie.
Krok 4
Opracuj scenariusz na wakacje. Wydarzenie jest zwykle otwierane i prowadzone przez przedstawiciela firmy. Może to być szef PR lub marketingu. Umiejętność mówienia, posiadanie publiczności jest dla takiej osoby koniecznością.
Opracuj scenariusz zgodnie z optymalnym schematem dla firmy. Może obejmować:
- spotkanie uczestników;
- przedstawienie gościom zarządu firmy i (lub) ciekawych osób-gość wszystkim obecnym;
- pokazanie krótkiego (do 12 minut) filmu wideo o organizacji z historiami związanymi z aktualnościami, celem i ideą prezentacji;
- krótkie wiadomości (do 5 minut) od przedstawicieli firmy (nie więcej niż pięć osób) na tematy potencjalnie interesujące dla uczestników - z pokazem produktów, prezentacją usług (w akcji, w layoutach, slajdach, pokazie multimedialnym);
- odpowiedzi przedstawicieli firmy hostess na pytania gości;
- wystąpienia gości: komentarze, gratulacje, życzenia;
- przekazywanie gościom pamiątek, markowych materiałów reklamowych;
- przeprowadzenie nieformalnej części prezentacji - bankiet (stół bufetowy) z programem rozrywkowym (według uznania).
Krok 5
Zastanów się nad wszystkimi składnikami „akordu końcowego”. Najwygodniejszy dla kontaktów jest bufet „stojący”, w którym zaproszeni mogą się swobodnie poruszać i komunikować ze sobą. Z reguły program prezentacji kończy się toastem honorowego gościa. W imieniu wszystkich obecnych wyraża wdzięczność organizatorom życząc powodzenia i pomyślności ich instytucji.
