Powszechnie wiadomo, że informacje wizualne są lepiej postrzegane i zapamiętywane niż informacje tekstowe czy dźwiękowe. Tak działa ludzki mózg – atrakcyjny i zrozumiały obraz może przyćmić wszelkie wyraziste frazy nawet najbardziej charyzmatycznego mówcy. Dlatego prezentacja pozwala sprawić, aby przemówienie zapadło w pamięć, a słuchacze – bardziej otwarci na informacje. Aby osiągnąć maksymalną wydajność, wystarczy przestrzegać prostych zasad tworzenia skutecznej prezentacji.
Zasada 1. Tworzenie prezentacji zaczyna się od opracowania struktury
Ważnym etapem tworzenia dowolnej prezentacji jest opracowanie struktury. Powinno być logiczne i dokładnie pasować do przebiegu spektaklu.
Opracowując strukturę prezentacji, pamiętaj, że punktem odniesienia dla slajdów i ich sekwencji powinna być grupa docelowa. Wybór obrazów wizualnych zależy od stopnia przygotowania, poziomu wykształcenia, zainteresowania i uprzedzeń odbiorców.
Nie ma ogólnej struktury prezentacji, chociaż należy przestrzegać następujących podstawowych zasad:
- slajd tytułowy: odzwierciedla temat wystąpienia, informacje o mówcy, jego stanowisku oraz, jeśli to konieczne, nazwę wydarzenia;
- treść slajdu: stosowana w dużych prezentacjach podzielonych na rozdziały, przydatna do poruszania się po audytorium i prezenterze;
- slajdy semantyczne: stanowią rdzeń prezentacji, idealna chronologia dla slajdów semantycznych - od ogólnych do szczegółowych;
- slajd zamykający: zawiera dane kontaktowe prelegenta.
Podczas tworzenia struktury prezentacji główny ciężar spoczywa na opracowaniu slajdów semantycznych. Na tym etapie ważne jest, aby zrozumieć, który obraz najlepiej zilustruje tę lub inną myśl. Jeśli w przemówieniu pojawiają się ważne liczby, jest to pretekst, aby przenieść je na slajd, co pozwoli słuchaczom skupić się na informacjach. W przypadku podania statystyk i porównania wartości informacje idealnie będą wyglądały jak wykres słupkowy lub kołowy. Jeśli konieczne jest odzwierciedlenie procesu w czasie, pozwól, aby informacje zostały przedstawione w formie harmonogramu z liczbami lub faktami.
Informacje prezentowane w postaci takich obrazów są intuicyjne, co pozwala słuchaczom szybciej je dostrzec.
Zasada 2. Skuteczna prezentacja – krótka prezentacja
Po rozłożeniu tematu przemówienia na obrazy wizualne należy przejść do najbardziej bolesnego etapu - usunięcia niepotrzebnych slajdów.
W tej pracy należy pamiętać, że wzmożona uwaga publiczności przypada na pierwsze 15 minut przemówienia. Wszystkie slajdy pasujące do tego okresu powinny być jak najbardziej znaczące. 40-minutowa prezentacja zawiera średnio od 15 do 20 slajdów. Więcej slajdów może tylko zmęczyć publiczność i negatywnie wpłynąć na ogólny nastrój prezentacji.
Pracując nad sortowaniem, należy być przygotowanym na przekazanie slajdów, takich jak:
- Piękne, ale nie informacyjne slajdy - ta kategoria powinna zawierać masywne wykresy i diagramy ważone drobnymi szczegółami;
- Obszerne cytaty - z reguły prezentacja może zawierać nie więcej niż jeden jasny i dokładny cytat;
- Wielowarstwowe piękne zdjęcia, które nie są poparte mową mówcy: przy takich slajdach mówca po prostu nadużywa uwagi i czasu słuchaczy, dlatego należy je odrzucić.
Zasada 3. Obrazy są ważniejsze niż tekst
Prezentacja to produkt, który musi składać się z obrazów wizualnych nie mniej niż 75%. I tutaj arsenał bynajmniej nie ogranicza się do takich szablonowych rozwiązań Power Point, jak SmartArt i prymitywne schematy blokowe. Ale trzeba też mądrze dobierać elementy wizualne.
- Wykresy są lepsze niż tabele. Stoły mają wyrazisty styl urzędniczy. Często zaczynają się od kolumny o nazwie „Nie.”, po której następują grubo pokrojone kolumny wypełnione małym tekstem. Często jednak można odejść od takiej dokumentalnej prezentacji za pomocą diagramów, co jest lepiej odbierane przez odbiorców.
- Zdjęcia są lepsze niż rysunki. Prezentacja kurortów w Egipcie nie może obejść się bez wysokiej jakości zdjęć Sfinksa, a historii nowego menu modnej restauracji nie można sobie wyobrazić bez soczystych obrazów samych potraw. Stosując się do tej zasady, gdy tylko jest to możliwe, lepiej używać fotografii niż clipartów.
- Ikony są lepsze niż tekst. Tam, gdzie to możliwe, lepiej używać ikon i innych obrazków. Ważne jest, aby zostały dokładnie zrozumiane i nie powodowały niejasności. Zgodnie z tą zasadą, logo, herby miast i flagi państw są lepsze niż tekst.
Zasada 4. Jeden slajd - jedna myśl
Często podczas prezentacji słuchacze fotografują slajdy wyświetlane na ekranie. Wielu mówcom to pochlebia. Ale na próżno! Często słuchacz robi zdjęcie slajdu, nie dlatego, że spodobał mu się pomysł, a nie dla posta w sieciach społecznościowych. Tyle, że treść semantyczna slajdu jest tak bogata, że nie sposób jej ogarnąć podczas krótkiej demonstracji. Zdjęcie jest robione nie dla pamięci, ale do pracy domowej.
Aby tego uniknąć wystarczy kierować się zasadą – na jednym slajdzie może być tylko jedna myśl. Nie należy wykorzystywać prezentacji, aby maksymalnie ułatwić prezenterowi. Na slajdach powinny być wyświetlane tylko najważniejsze liczby, fakty i teksty. Wszystko inne powinno być wypowiedziane słowami lub całkowicie pominięte.
Należy również uważać na slajdy, które są w całości tekstem. Nawet jeśli są zgodne z regułą i zawierają tylko jedną myśl – nie powinno być więcej niż 15 słów na slajd. Co więcej, eksperci zalecają używanie największej możliwej czcionki, aby nawet tylne rzędy mogły zobaczyć treść.
Zasada 5. Kolory są najważniejsze
Istnieje błędne przekonanie, że prezentacja musi być koniecznie jasna. Wybierając jasne kolory z palety, często trudno je umiejętnie połączyć. W związku z tym eksperci zalecają, aby jeden slajd zawierał nie więcej niż 3 kolory. Idealnym rozwiązaniem jest przestrzeganie tej zasady podczas całej prezentacji.
Należy pamiętać, że prezentacja musi być estetyczna, dlatego najlepiej skorzystać z tabeli kombinacji kolorów, którą można łatwo znaleźć w Internecie.
Najtrudniejszą rzeczą do przestrzegania jest zasada trzech kolorów podczas tworzenia wykresów z wieloma kategoriami. Z jednej strony muszą być pokolorowane, aby się od siebie różniły, z drugiej jest też tło, logo i inne kolorowe elementy. Możesz rozwiązać problem za pomocą odcieni. Największe wartości można wybarwić na intensywne kolory, mniejsze na jaśniejsze i tak dalej.
Zasada 6. Opinia z zewnątrz
Kompetentna opinia z zewnątrz pomoże zrozumieć skuteczność prezentacji. Przed prezentacją wystarczy pokazać slajdy osobie najbardziej zbliżonej do przeciętnego wizerunku typowego widza. Oznacza to, że powinien mieć mniej więcej taki sam poziom świadomości w temacie prezentacji, jak przyszli słuchacze przemówienia.
Lepiej polegać na opinii takiej osoby z poprawką, że prezentacja jest mu dostarczana bez dźwięku.
Taka osoba będzie musiała zadać następujące pytania. Czy slajdy będą oczywiste? Które slajdy są najbardziej zrozumiałe, a które będą rodziły pytania?
Zebrane informacje pozwolą na dokonanie ostatecznych poprawek na slajdach przed demonstracją. Szczególnie ważne jest uzyskanie wstępnej informacji zwrotnej w przypadku korzystania z nietypowych wykresów – na przykład wykresów macierzowych.
