Wysłanie w podróż służbową wiąże się z przygotowaniem niezbędnych dokumentów: przydziału pracy, zlecenia na podróż służbową oraz zaświadczenia o podróży służbowej. Pracownik otrzymuje zwrot udokumentowanych wydatków związanych z podróżą służbową oraz wypłacana jest dieta dzienna. Wysokość diety określa układ zbiorowy lub specjalne zamówienie organizacji. Podczas podróży służbowej pracownik zatrzymuje średnie zarobki.
Czy to jest to konieczne
- - Układ zbiorowy lub inny dokument określający wysokość dziennej diety na utrzymanie w Twojej organizacji.
- - Zlecenie usługi wysyłki w delegację oraz raport z jej realizacji.
- - Zamówienie wysłania pracownika w podróż służbową.
- - Certyfikat podróży.
- - Raport wstępny zatwierdzony przez kierownika.
- - Dokumenty potwierdzające wydatki pracownika podczas podróży służbowej.
Instrukcje
Krok 1
Zanim pracownik wyjedzie w podróż służbową na terytorium Federacji Rosyjskiej, daj mu zaliczkę w rublach, a na podróż służbową za granicę - w walucie kraju, do którego jest wysyłany.
Krok 2
Po powrocie z podróży służbowej sprawdź przedłożony przez pracownika raport zaliczkowy oraz dokumenty potwierdzające wydatki na podróż służbową, a mianowicie:
- zaświadczenie o podróży służbowej ze znakami przyjazdu i wyjazdu - zlecenie usługi zatwierdzone przez kierownika;
- faktura z hotelu oraz paragon kasowy potwierdzający faktyczną opłatę za nocleg;
- bilety na transport, rachunki potwierdzające zapłatę za usługi rezerwacji biletów i korzystania z pościeli;
- pokwitowanie zapłaty za przejazd komunikacją miejską na lotnisko, jeśli znajduje się poza miastem;
- paragon potwierdzający opłacenie składki ubezpieczeniowej za obowiązkowe ubezpieczenie pasażerów w transporcie.
Krok 3
Jeśli pracownik był w podróży służbowej za granicę, oprócz dokumentów wymienionych powyżej, sprawdź:
- paragony potwierdzające koszty uzyskania zagranicznych paszportów i wiz;
- dokumenty bankowe potwierdzające koszty wymiany czeków podróżnych na gotówkę w walucie obcej;
- pokwitowania zapłaty opłat konsularnych i lotniskowych;
- pokwitowania zapłaty opłaty za prawo wjazdu lub przejazdu transportu drogowego;
- dokument o rejestracji obowiązkowego ubezpieczenia medycznego.
Krok 4
Oblicz liczbę dni podróży służbowych (w tym weekendy i święta, dzień wyjazdu i dzień powrotu) na podstawie zaświadczenia o podróży i znając postanowienia układu zbiorowego dotyczące wysokości diety, oblicz wysokość odszkodowania.
Krok 5
Oblicz wszystkie wydatki zgodnie z dostarczonymi paragonami i paragonami.
Krok 6
Określ różnicę między kwotą potwierdzonych wydatków a wpłaconą zaliczką. Jeśli zaliczka jest większa niż ta kwota, pracownik musi zapłacić kasie różnicę, jeśli mniej - przekazać ją pracownikowi z kasy.
