Konstruktywna rozmowa biznesowa kończy się rozwiązaniem problemu i owocną interakcją partnerów dialogu. Ludzie, rozmawiając, determinują rozwój relacji z rozmówcą.
Każdy uczestnik stawia sobie za cel – wyrobić sobie pozytywną opinię o sobie. Pośpiech w wyciąganiu wniosków na temat przeciwnika może prowadzić do fałszywych oskarżeń, co nie sprzyja dobremu wynikowi. Ważne jest rozwijanie umiejętności aktywnego słuchacza, tolerancyjnego na opinie innych.
Podczas rozmowy biznesowej wskazane jest wykazanie większej uwagi, aby potencjalni partnerzy zobaczyli przed sobą zainteresowanego rozmówcę. W słowniku doświadczonych negocjatorów znajdują się wyrażenia to potwierdzające: „Rozumiem”, „Oczywiście”, „Tak, tak”. Jeśli brzmią szczerze i swobodnie, rozmówca mówi swobodniej.
Warto pamiętać o prawie emocjonalnego lustra obserwowanego w trakcie rozmowy biznesowej. Istnieje złośliwa prawidłowość, która tworzy agresję jednego rozmówcy od nerwowości drugiego, sarkazm od skąpstwa, gniew od gniewu.
Aby osiągnąć oczekiwany wynik, ważne jest, aby z tolerancją wytykać błędy popełniane przez przeciwników. Nie zaleca się kategorycznego: „Nieprawda!” Taktowne podejście wykorzystuje spokojną frazę, która nie niszczy kontaktu. Krótkie frazy są oznaką złego gustu, zwyczajowo dodaje się do odpowiedzi słowa, które wyrażają pozytywne nastawienie w znaczeniu.
Schemat rozmowy biznesowej sprowadza się do znalezienia wspólnych punktów styku, dlatego lepiej zacząć od pytania, gdzie występuje różnica zdań. Pierwsza fraza powinna być taka, aby rozmówca wyraził zgodę. Takie zachowanie zmusza przeciwnika do poszanowania interesów drugiej strony.
