Udział w wystawach i targach jest ważnym mechanizmem promocji produktu lub usługi dowolnej organizacji na rynku. Dlatego przygotowanie do udziału powinno odbywać się w trybie o szczególnym znaczeniu. W tej czynności nie ma drobiazgów, ponieważ każdy szczegół wystawiony na szerokie kręgi publiczności może mieć zarówno pozytywne, jak i negatywne skutki.
Z reguły organizacja prezentacji firmy na wystawach spada na barki działów public relations, centrów prasowych, a także innych działów strukturalnych zaangażowanych w działalność wystawienniczą i targową. Jeśli nie ma takich rezerw pracy, to w organizację zaangażowana jest cała firma, od kierownictwa po personel biurowy.
Prezentacja firmy w dużej mierze zależy od charakteru wystawy. Imprezy branżowe z reguły skupiają osobistości z określonego obszaru biznesowego: handel, budownictwo, działalność naukowa itp. Tym samym firma powinna być gotowa na oglądanie dokonań swoich partnerów i konkurentów na sąsiednich stoiskach. Częstotliwość wystawy ma również wpływ na to, jak należy zaprojektować stoisko. W przypadku wydarzeń rocznych niedopuszczalne jest stosowanie nieaktualnych materiałów prezentacyjnych opracowanych na podstawie nieistotnych informacji.
Proces przygotowań do wystawy rozpoczyna się na kilka miesięcy przed jej rozpoczęciem. Pierwszym krokiem do stworzenia materiału prezentacyjnego jest opracowanie koncepcji. Ten schematyczny plan uczestnictwa zawiera listę materiałów prezentacyjnych: stoiska, banery, produkty wideo i audio, broszury i inne materiały informacyjne. Archiwum udziału wystawienniczego tworzone przez działy public relations pozwoli na przygotowanie optymalnej ilości materiału. Jednocześnie zatwierdzany jest kosztorys produkcji materiałów prezentacyjnych.
Na tym etapie ważna jest identyfikacja mocnych stron firmy tj. swojego produktu lub usługi. Przewagi konkurencyjne powinny być wyraźnie komunikowane potencjalnym konsumentom poprzez materiały prezentacyjne – broszury, banery, klipy wideo. Nie zapominajmy o specjalnych instalacjach stoisk, które można wykonać na życzenie klienta – makieta nowego sprzętu lub wizualna panorama produkowanych materiałów. Jeśli firma produkuje niezniszczalne naczynia, to na specjalistycznej wystawie należałoby zademonstrować jakość produktu, dając każdemu możliwość spróbowania uszkodzenia produktu.
Ponadto etycznie poprawne byłoby przewidzenie możliwości długiej rozmowy między zainteresowanym zwiedzającym wystawę a przedstawicielem firmy. Na stoisku powinien być zainstalowany blok z notatkami i długopisami, aby każdy mógł robić notatki w trakcie zdobywania potrzebnych informacji. Pożądane jest, aby te akcesoria były oznaczone logo firmy.
Drugim krokiem jest opracowanie opcji szkiców banerów i instalacji stoisk. Z reguły odbywa się to za pomocą firmowej kolorystyki, czcionki i logo. Wymiary wszystkich stoisk są wykonywane lub kupowane z uwzględnieniem wielkości komórki prezentacyjnej.
Kolejnym etapem jest dobór personelu do pracy na stoisku. Często prezentacja prowadzona jest przez pracowników firmy. Ważnym plusem tego podejścia jest to, że specjaliści mogą kompetentnie opowiedzieć o działaniach organizacji i, jeśli to konieczne, odpowiedzieć na pytania, które mogą mieć zwiedzający wystawę. Dodatkowych pracowników do udziału w prezentacji można zatrudnić jako dodatki do dystrybucji ulotek, wypełniania ankiet itp.
Efektywność uczestnictwa określana jest przez proste obliczenie wielkości nawiązanych partnerstw. Im większe zainteresowanie zwiedzających wystawą układem prezentacji, tym większy efekt udziału firmy w wydarzeniu. Dlatego lepiej, aby zgłoszenie udziału w wystawie zostało złożone jako jedno z pierwszych, tak aby uczestnik miał pierwszą możliwość wyboru lokalizacji stoiska. Ponadto nie należy odrzucać propozycji organizatorów wystawy, aby pełnić rolę specjalnego partnera wydarzenia. Ta zaleta zwiększy liczbę rotacji nazwy organizacji podczas wystawy, a także wpłynie pozytywnie na wizerunek firmy.
