W trakcie pełnienia funkcji pracowniczych, gdy pracownik musi zrobić sobie przerwę w pracy w celu rozwiązania swoich codziennych problemów, pochodzi to z urlopu bezpłatnego. W zależności od zamierzonego celu wszystkie urlopy na własny koszt są klasyfikowane i uwzględniane w rozkładzie czasu pracy pod względem ich rodzaju.
Przy rozliczaniu czasu pracy karta meldunkowa (w skrócie karta meldunkowa URV) zawiera informacje o każdym pracowniku dotyczące wszystkich okresów jego aktywności zawodowej. Fakty obecności i nieobecności w miejscu pracy, zarówno z zachowaniem zarobków, jak i bez wynagrodzenia, podlegają refleksji. Format dokumentu księgowego, a także procedurę jego wykonania reguluje pracodawca, biorąc pod uwagę ogólnie przyjęte standardy kodowania wprowadzonych do niego danych.
Usługi kadrowe instytucji budżetowych pracują z kartą sprawozdawczą (f. 0504421 według ogólnorosyjskiego klasyfikatora dokumentacji), która odpowiada księdze referencyjnej kodowania listów.
W przedsiębiorstwach komercyjnego sektora gospodarki zestawienie odbywa się w jednej z opcji:
- na ujednoliconych formularzach T-12 lub T-13, przeznaczonych odpowiednio do ręcznego wypełniania lub automatycznego księgowania;
- W swoim własnym formularzu rejestrowym, przyjętym przez organizację jako PUD. Karta czasu pracy opracowywana jest na podstawie standardowego formularza podanego w Rozporządzeniu Ministra Finansów nr 52 z uwzględnieniem norm branżowych i wewnętrznych. W takim przypadku wybierany jest jeden z duchów typów kodowania danych: alfabetyczny (w postaci jednej wielkiej litery lub dwuliterowego skrótu) lub odpowiednie oznaczenie alfabetyczne.
Podczas sporządzania karty czasu pracy URV w praktyce występuje zmienność symboli używanych do kodowania urlopu bez wynagrodzenia. Wszystko zależy od powodów, dla których pracownik bierze dni na własny koszt, a ten rodzaj urlopu nazywa się inaczej. Na przykład w potocznym użyciu używane są określenia „bez treści” lub „b/s”. Są niepoprawne, ponieważ nie mówimy o frywolnym pozbawieniu osoby wypłacanych mu środków, ale o braku zarobków w związku z niewypełnieniem obowiązków służbowych z pewnych, bardzo obiektywnych powodów.
Biorąc pod uwagę różnorodność sformułowań dokumentu administracyjnego, który służy jako podstawa do wypełnienia grafiku, zwyczajowo stosuje się pewną klasyfikację wakacji bez zachowania zarobków. Składa się z dwóch głównych szyfrów, dwóch dodatkowych kodów i kilku specjalnych przypadków oznaczania okresów nieopłaconych.
Kody grafiku urlopów bezpłatnych
Pracownik, który wystąpił do pracodawcy z wnioskiem o urlop na własny koszt, może go otrzymać z dwóch powodów przewidzianych w prawie pracy.
- Urlop, którego czas trwania zależy od zaistniałych okoliczności rodzinnych (małżeństwo, narodziny dziecka, utrata bliskiego krewnego), administracja jest zobowiązana zapewnić pracownikowi. Pracodawca nie ma prawa odmówić odpoczynku na własny koszt i preferencyjnych kategorii pracowników (osoby niepełnosprawne, kombatanci, likwidatorzy skutków w elektrowni jądrowej w Czarnobylu, rodzice dzieci niepełnosprawnych itp.). Ponieważ ramy czasowe dla tego rodzaju urlopów są określone przez prawo, prawo do korzystania z nich wymaga od wnioskodawcy dokumentów dowodowych. Zestawienie „urlop pod prawem” przeprowadza się ze wskazaniem skrótu literowego „OZ” lub liczby 17.
- Pozostaw według uznania kierownictwa. Nazywa się to administracyjnym lub „w porozumieniu z pracodawcą”, ponieważ ostateczną decyzję o tym, kiedy i na jak długo pracownik może odejść z pracy w pilnych sprawach osobistych, podejmuje pracodawca. Absencja za zgodą pracodawcy, którą najczęściej nazywamy pospolitym „b/s”, jest oznaczona jako „DO” (kod numeryczny 16).
Uwzględniając dodatkowy urlop bezpłatny, oznacza się je na karcie zgłoszenia swoimi kodami:
- Kod urlopu edukacyjnego „UD” (13) wpisuje się do karty meldunkowej, gdy wnioskodawca lub doktorant korzysta z dni na własny koszt. Podstawa wydania „dodatkowego urlopu w związku ze szkoleniem” – przepisy art. 173 i 174 Kodeksu pracy.
- Niektóre kategorie pracowników mają prawo do dodatkowego odpoczynku na własny koszt na mocy ustawy federalnej, układu zbiorowego lub innego LNA. Nieodpłatny odpoczynek o ustalonym czasie, mający charakter urlopu dodatkowego, przysługuje corocznie osobom posiadającym nagrody i tytuły państwowe, strażakom ochotnikom, kobietom z dwójką dzieci itp. W zestawieniu takie dni są oznaczone jako „DB” (18).
Symboliczny kod, umieszczony z dowolnego z powyższych powodów nieobecności, oznacza wszystkie dni okresu kalendarzowego, który jest przydzielony pracownikowi na zlecenie (zarówno pracownicy, jak i weekendy). Święta lub dni czasowej niezdolności do pracy zbiegające się z okresem urlopu na własny koszt nie wpływają na zasady urlopu bezpłatnego. Takie dni mają wpływ tylko na czas trwania i termin corocznego płatnego urlopu.
Rozliczanie poszczególnych nieopłaconych okresów
W następujących przypadkach nieobecności w pracy bez zapłaty przewidziana jest specjalna procedura księgowa:
- gdy w porozumieniu z administracją pracownik zastępuje wynagrodzenie za pracę poza swoim harmonogramem pracy dodatkowymi dniami wolnymi. Dla czasu wolnego, wydanego zgodnie z artykułem 152 Kodeksu pracy, umieszcza się symbol „НВ” (38);
- jeżeli pracownikowi przyznano dni bez przymusowego naliczania wynagrodzenia - zostaje zawieszony lub nie może pracować z przyczyn określonych w art. 76 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej. Na przykład nie zdano obowiązkowego badania lekarskiego lub przeszkolenia BHP, osoba pojawiła się w miejscu pracy pijana, wykryto, że pracownik ochrony ma przedawnioną licencję na broń i tak dalej. Absencja z winy pracownika ma kod „NB” (35).
Tym samym wartości symboliczne wskazane w karcie zgłoszenia powinny rzetelnie odzwierciedlać fakt, że pracownik został zwolniony z obowiązków służbowych bez zaoszczędzenia wynagrodzenia.
Prawidłowe oznakowanie i podsumowane rozliczanie dni kalendarzowych bezpłatnego urlopu są ważne zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika: przy obliczaniu średniego dziennego wynagrodzenia i określaniu prawa do corocznego płatnego urlopu; przy obliczaniu stażu pracy w systemie ubezpieczeń emerytalnych i społecznych.
Za błędnie wskazanym w karcie zgłoszenia kodem kryją się kary Państwowej Inspekcji Pracy w stosunku do całej organizacji, jej kierownika oraz osoby odpowiedzialnej za dokumentację kadrową.
