Korespondencja biznesowa wymaga delikatności, szczególnie jeśli chodzi o pisma do dostawcy, ponieważ powodem odwołania może być niewywiązanie się z zobowiązań nie tylko z jego strony, ale również ze strony Twojej organizacji.
Instrukcje
Krok 1
Jeśli po raz pierwszy kontaktujesz się z dostawcą z zamiarem zamówienia od niego towarów, skorzystaj ze standardowego formularza zgłoszenia wysyłkowego organizacji. Jeśli to oświadczenie nie zostanie opublikowane elektronicznie na stronie internetowej organizacji, napisz list w dowolnym stylu.
Krok 2
W przypadku zamawiania kilku rodzajów produktów w różnych ilościach, złóż zamówienie w formie tabeli wskazującej nazwę, artykuł, kolor produktu, jeśli to konieczne. Spisz obowiązki zapłaty za zamówiony towar, podaj dostawcy dane swojej organizacji, na podstawie tych danych dostawca sporządzi umowę. Na końcu listu wyraż swoje nadzieje na dalszą obopólnie korzystną współpracę.
Krok 3
Jeżeli Twoje pismo do dostawcy dotyczy nienależytego wykonania jego zobowiązań umownych, opóźnionej dostawy towaru lub towaru niewłaściwej jakości, gatunku lub rodzaju, użyj zwrotów „Informujemy Cię tym pismem…”, „Informujemy. … . Wyraźnie podaj powód, dla którego nie możesz przyjąć wysłanego przedmiotu. Zapoznaj się z umową lub wnioskiem o zawarcie umowy, które wskazują, ile jednostek i jakiego rodzaju towary dostawca powinien Ci wysłać. W takim przypadku dostawcy łatwiej będzie poprawić swój błąd.
Krok 4
Jeśli Twoje pismo dotyczy braku możliwości zapłaty za towar w terminie określonym w umowie, powiadom o tym dostawcę w najłagodniejszej, ale jednocześnie oficjalnej formie. Używaj zwrotów „Przepraszamy za opóźnienie w zapłacie…”, „Ze względu na obecne okoliczności nie możemy zapłacić rachunków przed…”.
Krok 5
Powiedz kontrahentowi dokładnie, kiedy zamierzasz spłacić mu dług i że obowiązek ten będzie gwarantowany przez Twoją organizację. Na końcu listu wyraź nadzieję, że ten epizod nie wpłynie na Twoje długoterminowe partnerstwo.
