Briefy, w przeciwieństwie do spotkań planistycznych, są najczęściej określane jako walne zgromadzenie kolektywu przedsiębiorstwa lub jego pododdziału w celu podsumowania bieżących wyników i wymiany dostępnych uwag na ich temat. W niektórych firmach nazywają to wydarzeniami związanymi z planowaniem przyszłej pracy lub łączeniem i podsumowywaniem wyników oraz dalszymi planami.
Czy to jest to konieczne
- - sala na spotkanie lub sprzęt do zorganizowania webinaru;
- - obecność większości zespołu (osobista lub przy komputerach);
- - prelegent dyżurny (krytyk) lub kilku, w zależności od sytuacji i specyfiki działalności firmy.
Instrukcje
Krok 1
W zależności od specyfiki pracy głównym mówcą na spotkaniu może być krytyk dyżurów, który dokonuje przeglądu wszystkich wyników działalności firmy za dany okres. Do jego obowiązków należy badanie wyników pracy i komentowanie.
W tym przypadku głos oddaje mu szef firmy i oddziału.
W przypadku zmiany osób odpowiedzialnych za ogólny zakres prac (np. instytut dyżurnych redaktorów wydania w prasie), raport sporządza ten, który w badanym okresie poniósł ten ładunek.
Krok 2
Możliwa jest również inna kolejność prowadzenia briefingu: każdy, kto odpowiada za tę lub inną sekcję pracy, kolejno składa sprawozdania, wyrażając swoje opinie na temat tego, na ile praca osób odpowiedzialnych za sąsiednie sekcje przyczyniła się do realizacji wspólnego celu.
Krok 3
Kolejność dyskusji wystąpień uzależniona jest od liczby mówców. Jeśli jest ich kilka, najlepiej po każdym z nich poświęcić trochę czasu na omówienie raportu.
Tutaj od szefa organizacji lub działu zależy utrzymanie konstruktywnego dialogu bez osobistego kontaktu. Jeśli rozmowa pójdzie w złym kierunku, zawsze możesz interweniować i wykorzystać swoją moc, aby skierować dyskusję na właściwy tor.
Krok 4
Po przedyskutowaniu raportu lub raportów, zwyczajowo daje się możliwość porozmawiania każdemu, kto uzna to za konieczne. Często takie wystąpienia pozwalają nam skoncentrować się na ważnych kwestiach, które z tego czy innego powodu nie zostały poruszone w raportach i debatach lub na które nie poświęcono wystarczającej uwagi podczas dyskusji.
Krok 5
Podsumowując, kierownik organizacji lub departamentu może podsumować dyskusję, zgłosić z czym się zgadza, z czym się nie zgadza, które z poruszonych kwestii wymagają dyskusji, wysunąć wnioski, które jego zdaniem należy wyciągnąć już na podstawie o wynikach rozmowy i, jeśli to konieczne, jego uwagach dotyczących jakości raportów, poziomu dyskusji i innych istotnych, jego zdaniem, punktów, zarówno ogólnych, jak i szczegółowych.
