Prywatny gabinet lub organizacja rządowa, w obliczu konieczności przeprowadzki, zmuszona jest rozwiązywać problemy związane z przemieszczaniem ogromnej ilości mebli, sprzętu i technologii zgromadzonych podczas operacji. Konieczne jest, aby wszystkie przedmioty były starannie przenoszone bez uszkodzeń. Dlatego konieczne jest odpowiednie zorganizowanie przeprowadzki biura.
Przeniesienie biura zajmie trochę czasu, więc zrób to z dużym wyprzedzeniem, przeznacz około miesiąca na całe przygotowanie. Na jakie punkty należy zwrócić szczególną uwagę?
✔ Jeśli firma jest dość duża i ma liczny personel, wskazane jest wcześniejsze przygotowanie planu zarządzania tak odpowiedzialnym wydarzeniem. Konieczne jest określenie zadań priorytetowych, ustalenie budżetu, wyznaczenie odpowiedzialnych pracowników dla wszystkich punktów, a co najważniejsze wyznaczenie koordynatora dla całego procesu przeprowadzkowego. To on przejmie kontrolę nad głównymi i drugorzędnymi zadaniami. Pamiętaj, aby powiadomić klientów, że planujesz przenieść się do nowego biura.
✔ Następnym krokiem jest podpisanie umowy z wybraną przez siebie firmą przeprowadzkową. Oprócz operacji załadunku i rozładunku oraz transportu mienia do miejsca przeznaczenia, do umowy mogą zostać dodane dodatkowe klauzule. Na przykład demontaż i montaż mebli, umieszczenie ich w nowym pomieszczeniu, podłączenie mediów i sprzętu stacjonarnego, sprzątanie pomieszczeń po przeprowadzce.
✔ Zrób pełną listę nieruchomości biorących udział w przeprowadzce. Na pewno przyda się przy pozyskiwaniu fachowców z firmy przewozowej i pozwoli uniknąć zamieszania przy samodzielnym przenoszeniu biura. Pozbądź się całej niepotrzebnej własności - sprzedaj ją, przechowaj lub wyrzuć. Nie ma potrzeby tracić czasu i pieniędzy na transport niepotrzebnych rzeczy.
✔ Przygotuj dokumentację odzwierciedlającą plan Twojej przyszłej siedziby, umieszczenie stanowisk pracy pracowników w nowym miejscu, gdzie w nowym biurze zostaną zainstalowane meble i komputery. Dzięki temu zaoszczędzisz dużo czasu.
✔ Wszystkie niezbędne materiały opakowaniowe i kartony można zakupić w samej firmie spedycyjnej. Zapakuj wszystkie rzeczy osobiste w pudełka. Pamiętaj, aby oznaczyć naklejki. Wskazane jest, aby pracownicy wydali notatkę, jak to zrobić poprawnie.
✔ Odłącz komputery i inne urządzenia od zasilania. Robi to tylko specjalista - administrator systemu.
✔ Sporządź listę wszystkich osób zaangażowanych w przeprowadzkę. Przygotuj karnety z wyprzedzeniem dla wszystkich, jeśli zajdzie taka potrzeba. Wymień wszystkie pojazdy biorące udział w przeniesieniu biura. Zapewnij swobodne przejście do miejsca załadunku/rozładunku.
Przeniesienie siedziby firmy to dość poważne wydarzenie. Ale, jak widać, przy odpowiednim podejściu i organizacji wszystkie koszty można zminimalizować. Aby to zrobić, wystarczy odpowiednio zaplanować proces, a niedogodności związane z przeprowadzką zostaną zminimalizowane zarówno dla pracowników, jak i klientów firmy.
