Wiele firm, niezależnie od formy własności, corocznie przygotowuje publiczne raporty z wyników rocznej działalności. Dokumenty te służą jako źródło informacji dla ogółu społeczeństwa, a jednocześnie są widocznym dowodem skuteczności lub nieefektywności organizacji.
Od tego, jak dobrze przygotowany jest raport roczny, może zależeć decyzja zgromadzenia wspólników o dalszych losach spółki, publiczna ocena działalności organizacji itp. Innymi słowy specjalistyczna lub strukturalna jednostka opracowująca raport roczny Powinien mieć świadomość, że nie tylko reputacja zależy od jakości finalnego dokumentu, ale także dalszy rozwój przedsiębiorstwa.
Często zadanie sporządzenia raportu rocznego spada na dział analityczny lub inną komórkę strukturalną, która pełni funkcje zbierania informacji o działalności całej firmy za okres roczny.
W zależności od rodzaju działalności organizacji i charakteru odbiorców, dla których przeznaczone są dokumenty, raport może być utrzymany w stylu dokumentów wewnętrznych lub informacji publicznej dla szerokiego grona odbiorców. W przypadku raportów przedstawianych kadrze założycielskiej i akcjonariuszom spółki stosuje się styl dokumentacji wewnętrznej. W tym przypadku większą uwagę w raporcie poświęca się wynikom finansowym, efektywności ekonomicznej i realizacji kluczowych celów nakreślonych w planie.
W przypadku raportu publicznego, który z reguły jest publikowany na oficjalnej stronie internetowej do publicznego wglądu, wymagany jest bardziej szczegółowy opis działalności organizacji, jej zadań i misji. Szereg podanych informacji wymaga szczegółowego wyjaśnienia, dla którego przygotowywany jest osobny rozdział. Z reguły służby analityczne zajmują się opracowywaniem raportu publicznego w ścisłej współpracy ze specjalistami public relations, którzy mają możliwość korygowania informacji w zależności od ich znaczenia.
Niezależnie od charakteru grupy docelowej raportu, każdy dokument końcowy jest wyraźnie pogrupowany w sekcje. W pierwszej części z reguły podane są zadania, które zostały postawione przed organizacją i wyniki ich realizacji. Poniżej wyniki finansowe za rok oraz wyniki produkcyjne.
Ostatnią częścią, co do zasady, są działania społeczne firmy. Z reguły informacje te zawarte są w ogólnodostępnym raporcie, który przedstawia wyniki polityki prospołecznej firmy. Jako materiały do włączenia do raportu pobierane są informacje o nagrodzeniu przedstawicieli organizacji za wysokie zasługi w dziedzinie wsparcia społecznego, wyniki działań charytatywnych itp.
Należy pamiętać, że przy wyborze informacji do odzwierciedlenia w raporcie należy zachować obiektywność przekazywanych informacji. Zasada ta musi być przestrzegana, nawet jeśli wyniki działań firmy w niektórych wskaźnikach są dalekie od ideału lub wskazują na niewystarczającą wydajność. Mówiąc o tym, raport powinien odzwierciedlać możliwe przyczyny, które doprowadziły do takich wyników, a także zwracać uwagę odbiorców na stanowczy zamiar wyeliminowania problemu w przyszłym okresie.
