Obieg dokumentów w rachunkowości to przygotowanie lub odbiór pierwotnych dokumentów księgowych, ich uporządkowane przemieszczanie przez działy, akceptacja do księgowości, obowiązkowe przetwarzanie i późniejsze przekazanie do archiwum. W organizacjach przepływ dokumentów jest określony przez harmonogram przepływu dokumentów.
W przypadku wszystkich podstawowych dokumentów w księgowości istnieje kilka etapów przepływu pracy. Pierwszym i głównym z nich jest przygotowanie dokumentu księgowego natychmiast w momencie transakcji biznesowej lub zaraz po jej zakończeniu. Ewidencja prowadzenia działalności gospodarczej dokonywana jest zgodnie z ustalonymi wymaganiami. Wszyscy urzędnicy, którzy stworzyli i podpisali podstawowe dokumenty, są odpowiedzialni za dokładność informacji zawartych w tych dokumentach.
Drugim etapem jest przekazanie skompletowanych podstawowych dokumentów księgowych do działu księgowości. Księgowy ma obowiązek sprawdzić ich treść, kompletność i poprawność sporządzenia, a następnie dokonać sprawdzenia arytmetycznego. Ponadto przetwarzane są podstawowe dokumenty księgowe. Jednocześnie wskaźniki naturalne zamieniane są na miary pieniężne. Ten proces nazywa się opodatkowaniem lub ceną.
Następnie dokumenty są dobierane zgodnie z ich treścią ekonomiczną (np. listy płac, wpływy i rozchody wyrobów gotowych itp.) i przechodzą dekretację księgową. Na tym etapie wskazują korespondencję kont księgowych dla tej transakcji biznesowej. Ponadto podstawowy dokument księgowy i zawarte w nim informacje o transakcji gospodarczej są wprowadzane do rejestru księgowego. Następnie dokumenty należy przesłać do archiwum w celu przechowania.
Obowiązkiem głównego księgowego jest sporządzenie harmonogramów i schematów przepływu pracy w oparciu o specyfikę działalności gospodarczej organizacji. Harmonogram musi zostać zatwierdzony przez kierownika organizacji. Nie ma jednolitego formularza takiego dokumentu. Istnieją jednak główne punkty, które należy wziąć pod uwagę przy jego kompilacji: harmonogram przepływu pracy powinien odzwierciedlać optymalną liczbę działów do przekazania każdego dokumentu podstawowego i określać minimalną jego obecność w każdym dziale.
Ten lokalny akt prawny jest sporządzany w formie schematu lub listy podstawowych dokumentów księgowych, które muszą być składane przez oddziały. Konieczne jest wskazanie wykonawców; zastanowić się, jakie dokumenty powinny wymieniać dywizje iw jakich ramach czasowych. Sprawnie zorganizowany przepływ pracy zapewnia terminową realizację sprawozdań finansowych.
Pracownicy organizacji zobowiązani są do przestrzegania ustalonych terminów obiegu dokumentów. Główny księgowy monitoruje przestrzeganie harmonogramu.
