Warunki przechowywania umów zawieranych przez przedsiębiorstwo nie są regulowane przez standardy i normy branżowe, dlatego często pojawia się pytanie, jak uniknąć ich utraty i zorganizować prawidłowe przechowywanie i księgowość. Najrozsądniejszym rozwiązaniem tej kwestii byłoby wydanie aktu korporacyjnego konkretnego przedsiębiorstwa, który określi tryb przygotowania, zawarcia i przechowywania tych dokumentów.
Instrukcje
Krok 1
Jeśli Twoja firma dużo współpracuje z organizacjami zewnętrznymi, a ilość zawieranych umów jest znacząca, to warto powierzyć ich przechowywanie w biurze lub dziale biurowym. Jest to dość wygodne, ponieważ w urzędzie rejestrowane są wszystkie dokumenty podpisane przez kierownika i przesłane przez kontrahentów. Po zarejestrowaniu podpisanej umowy pracownicy urzędu muszą sporządzić wymaganą liczbę kopii i przekazać je odpowiedzialnym wykonawcom, a oryginały dokumentów przechowywać w specjalnie wyznaczonym miejscu.
Krok 2
Jeśli Twoja firma jest mała i nie posiadasz działu biurowego, a także odpowiedzialnego urzędnika, to ważne, ale rzadko używane umowy, na przykład na wynajem lub zakup nieruchomości, warto trzymać się w dziale prawnym wraz z dokumenty założycielskie i prawne spółki. Dział księgowości, który dokonuje na nich obliczeń, powinien dostarczyć kopie tych umów. W tym samym miejscu, w dziale księgowości, sklepie i umowach na dostawy, usługi i wykonanie prac jako jeden z rodzajów podstawowej dokumentacji księgowej, wymagającej kontroli rozliczeń, terminów płatności lub stałych płatności okresowych (rachunki za media, komunikacja).
Krok 3
W każdym razie wszystkie umowy muszą mieć własną, wewnętrzną rejestrację, a każdej z nich należy nadać numer, pod którym zostanie wpisana do elektronicznego rejestru umów. Ten dziennik można wykonać w arkuszach kalkulacyjnych Excel. Oprócz dziennika elektronicznego konieczne jest prowadzenie papierowego rejestru wydawania tych umów, który będzie odzwierciedlał, kiedy i komu z odpowiedzialnych wykonawców przekazano oryginał umowy. Dziennik ten musi zawierać pola do podpisu odpowiedzialnego wykonawcy, potwierdzające fakt otrzymania i dostarczenia umowy na przechowanie.
Krok 4
Opisać procedurę pracy z umowami w Regulaminie trybu przygotowania, zawierania i przechowywania umów oraz zatwierdzić go przez kierownika przedsiębiorstwa.
