Obecność systemu zarządzania jakością jest dziś świadectwem stabilności i niezawodności firmy. Jego wdrożenie poprawia zarządzanie i konkurencyjność, a także obniża koszty.
Czy to jest to konieczne
- - "Polityka jakości";
- - „Przewodnik jakości”;
- - „Udokumentowane procedury obejmujące cały system”;
- - program odpowiadający „Polityce Jakości”;
- - przepisy regulujące procesy biznesowe w firmie;
- - przeszkolony i przeszkolony personel.
Instrukcje
Krok 1
System zarządzania jakością jest wyznacznikiem wiarygodności firmy i jej zdolności do wytwarzania wyrobów zgodnie z wymaganiami klienta. Celem wdrożenia systemu jest wykluczenie ewentualnych błędów w pracy personelu, które mogą skutkować wadami. Procedura wdrażania systemu zarządzania jakością jest bardzo wszechstronna i wieloetapowa, a jej wdrożenie wymaga długiego czasu (do 1,5 roku).
Krok 2
Wdrożenie systemu zarządzania jakością rozpoczyna się od decyzji kierownictwa o celowości rozpoczęcia tego procesu. Na poziomie wyższego kierownictwa opracowywane są cele budowy systemu, a także konkretne kroki taktyczne do ich osiągnięcia. Wszystko to musi być udokumentowane w postaci zleceń i dokumentów strategicznych. Jedną z najważniejszych jest „Polityka Jakości”, która w przystępnej i zwięzłej formie powinna zawierać kluczowe zasady, na których będzie oparty system jakości. Muszą być zgodne z priorytetami firmy i opierać się na jej wartościach.
Krok 3
Kolejnym krokiem jest przekazanie decyzji o utworzeniu systemu pracownikom, a także uzasadnienie dla nich wagi tej procedury. Wszyscy pracownicy, pod kierunkiem osoby odpowiedzialnej w firmie, muszą studiować teorię zarządzania oraz podstawowe normy ISO. Szczególną uwagę zwraca się na kompetencje personelu, jego niezbędną wiedzę i doświadczenie w ramach systemu zarządzania jakością.
Krok 4
Następnie należy porównać aktualny stan rzeczy w firmie z wymaganiami norm ISO. Można to zrobić, przeprowadzając wywiady i przesłuchania pracowników firmy. Rezultatem powinien być raport zawierający wskazówki dotyczące sposobu wdrażania określonych wymagań normy i tego, co należy zrobić. Raport powinien zwracać szczególną uwagę na aktualny stan rzeczy: główne i pomocnicze procesy firmy, najbardziej krytyczne procesy biznesowe, obecność odpowiednich regulacji, a także podział odpowiedzialności i uprawnień pomiędzy osoby i działy. Efektem wdrożenia systemu zarządzania jakością powinno być wyeliminowanie sprzeczności pomiędzy stanem obecnym a wymaganym.
Krok 5
Wdrożenie systemu zarządzania jakością jest niemożliwe bez opracowania programu projektu. Powinien zawierać opis etapów procedury, listę osób odpowiedzialnych za każdy etap, a także podział budżetu. Na tę ostatnią składają się koszty opłacenia usług konsultantów zewnętrznych, koszt szkolenia personelu, a także cena, jaką trzeba będzie zapłacić za odejście kierownictwa od głównej pracy. Program kończy się kryteriami, według których kierownictwo określi, czy osiągnęli swoje cele (np. wskaźnik złomu, wskaźnik zadowolenia klienta, wskaźnik zwrotów).
Krok 6
Standardy systemu ISO wymagają, aby wszystkie procesy biznesowe firmy były dokumentowane. Początkowo na podstawie „Polityki Jakości” przygotowywany jest „Podręcznik Jakości”. Dokument ten zawiera opis obszarów odpowiedzialności, wymagania dla działu jakości, algorytm zarządzania dokumentami, procedury przyjmowania i rozpatrywania reklamacji. Kolejna grupa dokumentów to „udokumentowane procedury obejmujące cały system”. Zgodnie z normą powinno uregulować 6 kluczowych procedur. To zarządzanie dokumentami, danymi, audyt, ślub, środki, korygowanie niezgodności i zapobieganie powstawaniu niezgodności. Wreszcie poniższa grupa dokumentów powinna opisywać zasady efektywnego planowania i realizacji procesów zarządzania nimi.
Krok 7
Po znormalizowaniu wszystkich procesów biznesowych konieczne jest rozpoczęcie próbnej eksploatacji systemu. Procesy można uruchamiać stopniowo, np. uruchamiając operację próbną w dziale zaopatrzenia, a następnie przechodząc do działu sprzedaży. Eksploatacji próbnej powinien towarzyszyć audyt wewnętrzny systemu zarządzania w celu zidentyfikowania mocnych i słabych stron. Audyt powinien porównywać ilościowe wskaźniki jakości i idealne parametry, do których należy dążyć. Wszystkie odchylenia muszą być rejestrowane i korygowane zgodnie z wynikami pracy pracowników.
Krok 8
Ostatnim etapem jest certyfikacja SZJ. W tym celu należy złożyć wniosek do jednostki certyfikującej, dołączyć do niego wszystkie przygotowane dokumenty regulacyjne, schemat struktury organizacyjnej firmy oraz listę jej kluczowych klientów. Po zbadaniu przedłożonych dokumentów i sprawdzeniu systemu jakości bezpośrednio w przedsiębiorstwie, centrum certyfikacji sporządza protokół, który odzwierciedla wszystkie niezgodności. Na podstawie swoich wyników firma musi w ograniczonym czasie wyeliminować wszystkie uwagi i przedstawić wyniki korekt. Jeśli rozbieżności zostaną skorygowane, firma otrzymuje certyfikat. Jego ukończenie zajmuje około miesiąca.
Krok 9
Po uzyskaniu przez firmę certyfikatu prace nad doskonaleniem systemu zarządzania jakością nie powinny się kończyć. Ponadto jednostka certyfikująca musi okresowo przeprowadzać ponowne audyty. Ich celem jest potwierdzenie, że firma nieustannie doskonali swój system zarządzania.
