Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawie każde przedsiębiorstwo musi posiadać pieczęć. Zależy to jednak od formy własności. Spółki osobowe i spółki z dodatkową odpowiedzialnością są zwolnione z tego wymogu. Obecność odcisku pieczęci jest wymagana na dokumentach personalnych, prawnych i prawnych, na których znajduje się podpis urzędnika.
Obecność nadruku pieczęci jest obowiązkowa na umowach, kontraktach. Podpisywane są przez dyrektora organizacji lub inną upoważnioną osobę. Bez certyfikatu z pieczęcią może zostać unieważniony. Przy zawieraniu umowy o pracę pracownicy muszą zwrócić szczególną uwagę na obecność jej odcisku.
Obecność pieczęci na zamówieniach na przyjęcie, zwolnienie, przeniesienie jest opcjonalna. Ale w praktyce rozwinęła się inna sytuacja, że jej odcisk umieszcza się tam, gdzie znajduje się podpis kierownika przedsiębiorstwa. Kiedy pracownik prosi o kopię zeszytu pracy, nakaz przyjęcia / zwolnienia, należy napisać na nim słowo „Prawda” lub „Kopia jest poprawna”, wskazać tytuł członka personelu, jego nazwisko, inicjały. Pracownik personalny musi złożyć osobisty podpis oraz odcisk pieczęci firmy lub działu personalnego, który należy umieścić tak, aby podpisu nie zamykać, gdyż w przyszłości mogą wystąpić problemy z jego porównaniem. Powszechnie przyjmuje się, że pieczęć powinna znajdować się na części tytułu stanowiska.
Wpisy na stronie tytułowej zeszytu ćwiczeń, a także w jego wnętrzu, muszą być poświadczone pieczęcią przedsiębiorstwa lub działu personalnego. Kiedy pracownik opuszcza organizację, zostaje przeniesiony na inne stanowisko lub do innego pracodawcy, jej odcisk musi być obecny. Pieczęć powinna być nałożona tak, aby podpis i transkrypcja urzędnika były czytelne.
Przy zmianie danych osobowych specjalisty należy dokonać wpisu w jego zeszycie pracy potwierdzającego ten fakt. Taki zapis musi być poświadczony pieczęcią pieczęci. Nazwa firmy na nim musi odpowiadać nazwie firmy w statucie lub innym dokumencie założycielskim. Jeśli nastąpiła zmiana nazwy, należy ją odnotować, poświadczyć nową pieczęcią organizacji.
Obecność odcisku pieczęci jest obowiązkowa przy zawieraniu umów mających moc prawną. Jedynymi wyjątkami są sprawy wymagające notarialnego poświadczenia.
