Przedsiębiorstwa handlowe lub przemysłowe przechowują elementy inwentarza w specjalnie wyposażonych magazynach. Jeśli przedsiębiorstwo jest duże, liczba jednostek pamięci może wynosić setki tysięcy, a nawet miliony. Dlatego bardzo ważne jest odpowiednie zorganizowanie księgowości przechowywania i przemieszczania środków materialnych w magazynie.
Wyposażenie magazynu
Zanim przybędą środki materialne, które wymagają umieszczenia i przechowywania, konieczne jest znalezienie specjalnego pomieszczenia na magazyn i wyposażenie go w niezbędny sprzęt, w zależności od tego, jakie towary będą przechowywane w magazynie. Specjalne wyposażenie zapewni im bezpieczeństwo.
Następnie powinieneś zatrudnić wyspecjalizowanych magazynierów, którzy będą odpowiedzialni za odbiór i przechowywanie inwentarza. Z każdym z nich konieczne jest zawarcie dodatkowej umowy o odpowiedzialności materialnej, po której poinstruujemy i zapoznamy z procedurą prowadzenia ewidencji oraz z tymi dokumentami i formularzami, zgodnie z którymi rejestrowane są wartości materialne. Jeśli stany magazynowe są duże, nie można obejść się bez komputerów i specjalistycznego oprogramowania. Jednak w każdym przypadku lepiej jest wprowadzić automatyczne księgowanie aktywów materialnych w magazynie przedsiębiorstwa handlowego.
Organizacja księgowości magazynowej
Osoby materialne prowadzą ewidencję produktów i towarów w magazynie zgodnie z zasadami przechowywania według rodzaju i klasy. Rachunkowość, w zależności od rodzaju towaru, może być prowadzona zarówno w ujęciu ilościowym, jak i pieniężnym. W tym przypadku dla każdego numeru inwentarzowego towarów wypełniana jest „Karta księgowa magazynu”, ich wydanie osobom odpowiedzialnym materialnie odbywa się za podpisem w osobnym czasopiśmie lub rejestrze wydań kart.
Odrębne karty są wydawane dla towarów składowanych od zeszłego roku i przyjmowanych do magazynu w roku bieżącym. Każda karta wskazuje miejsce przechowywania tego produktu, wskazując numer magazynu i regału. Księgowość można prowadzić nie kartami, ale w specjalnych „Księgach rachunkowości magazynowej”.
Odpowiedzialny za magazynowanie – kierownik magazynu musi codziennie dokonywać zmian w kartach księgowych na podstawie jednorazowych dokumentów, wyświetlając resztę po każdym takim zapisie. Do jego obowiązków należy sporządzenie zestawień wydatków majątkowych, ich dane muszą zostać wprowadzone do kart zamkniętych nie później niż pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu sprawozdawczym.
Kierownik magazynu stale monitoruje sytuację i informuje kierownictwo o zmniejszeniu wymaganego zapasu towaru lub odwrotnie, o jego nadmiarze. Co miesiąc składa do działu księgowości przedsiębiorstwa „Sprawozdanie z przepływu aktywów materialnych” wraz z załącznikiem pierwotnych dokumentów potwierdzających odbiór i zużycie towarów.
