Praca biurowa - praca z dokumentami i wsparcie dokumentacyjne dla zarządzania w tej konkretnej organizacji, regulowana przez GOST R 51141-98 „Praca biurowa i działalność archiwalna. Warunki i definicje . Organizacja pracy biurowej to organizacja rejestracji, przechowywania i wykorzystywania dokumentów przychodzących, wychodzących i wewnętrznych w bieżącej działalności przedsiębiorstwa.
Instrukcje
Krok 1
Organizując pracę biurową, zdecyduj, czy Twoje przedsiębiorstwo, organizacja, odległe geograficznie oddziały lub oddziały uwzględniają ten fakt i zapewniają mechanizm interakcji z tymi oddziałami. System pracy biura w nich powinien być identyczny z centralą, aby uniknąć problemów podczas rejestracji i formalności.
Krok 2
Zastanów się, z której z istniejących form pracy biurowej będziesz korzystać: scentralizowana, mieszana czy zdecentralizowana. O ich wyborze decyduje struktura przedsiębiorstwa (czy posiada ono odległe geograficznie pododdziały) oraz wyposażenie techniczne usługi zarządzania biurem. Jeśli ta usługa jest niewielka i nie jest technicznie świadczona, to część jej funkcji jest przekazywana do pododdziałów. W tym przypadku ma miejsce mieszana praca biurowa. W przypadku, gdy ta usługa jest wyposażona we cały niezbędny personel, sprzęt i oprogramowanie, ta forma prowadzenia ewidencji będzie scentralizowana.
Krok 3
W każdej jednostce strukturalnej wybierz specjalną jednostkę kadrową, która będzie wykonywać prace biurowe. Jeśli nie jest to możliwe, wyznacz innego pracownika, który połączy wykonywanie swoich głównych obowiązków służbowych z funkcją urzędnika.
Krok 4
Określ liczbę i nazewnictwo spraw, które będą obejmować wszystkie dokumenty przychodzące, wychodzące i wewnętrzne. Jeśli są to dokumenty z wyższej (macierzystej) organizacji, to są one przekazywane kierownikowi do rozpatrzenia; dokumenty podległych organizacji należy przedłożyć do rozpatrzenia zastępcy kierownika odpowiedzialnego za pracę z nimi. W związku z tym apele obywateli kierowane są do zastępcy, któremu powierzono odpowiedzialność za pracę z ludnością.
Krok 5
Po zidentyfikowaniu kręgu korespondentów utwórz klasyfikator, za pomocą którego możesz natychmiast określić, do której grupy korespondentów należy ten dokument. Na przykład dla agencji rządowych przypisz kod 01, dla listów od nadrzędnej organizacji - kod 02, dla dostawców - kod 03, dla klientów - kod 04 itd. Pomoże to usprawnić przepływ dokumentów w organizacji.
Krok 6
Ustal, w jakiej formie będzie prowadzony obieg dokumentów – w czasopiśmie czy w karcie. Obie formy są implementowane w specjalnych programach do elektronicznego zarządzania dokumentami. Jeśli nie możesz jeszcze kupić takiego programu, skorzystaj z elektronicznych dzienników rejestracji dokumentów, można je sporządzić w Excelu.
