Od 1 lipca 2017 r. zgodnie z 54-FZ każda kasa fiskalna musi być wyposażona w napęd fiskalny przeznaczony do szyfrowania i ochrony danych o transakcjach rozliczeniowych produkowanych przez CCP. Urządzenie jest w stanie nie tylko całkowicie zastąpić EKLZ (zabezpieczoną elektroniczną taśmą kontrolną) i pamięć fiskalną, ale także wyposażyć kasjera w nowe przydatne funkcje.
Fiskalne urządzenie magazynujące
FN to urządzenie kryptograficzne porównywalne rozmiarami do EKLZ i umieszczone w korpusie kasy internetowej. Rejestrator posiada pieczęć zakładu produkcyjnego z własnym unikalnym numerem, co umożliwia ustalenie obecności każdego konkretnego akumulatora fiskalnego w rejestrze Federalnej Służby Podatkowej.
Wewnętrzna część FN zawiera wiele wszelkiego rodzaju mikroukładów z oprogramowaniem układowym i blokiem do przechowywania informacji o transakcjach dokonanych za pomocą kasy. Pomimo obecności tych samych łączników z EKLZ, nie wystarczy włożenie napędu fiskalnego w miejsce EKLZ i podjęcie tych działań dla modernizacji KKT pod 54-FZ. Konieczny jest zakup specjalnego zestawu zawierającego nie tylko sprzęt, ale także oprogramowanie.
W trakcie funkcjonowania akumulator fiskalny gromadzi informacje i przekazuje je przez Internet do operatora danych fiskalnych (OFD), gdzie informacje są przechowywane przez 5 lat i skąd są przesyłane do urzędu skarbowego (na żądanie). W przypadku rozłączenia z Internetem na 72 godziny, FN może pracować w trybie offline, jednocześnie kontynuując odbieranie danych i drukowanie paragonów. Po tym czasie, przy braku internetu kasa jest wyłączana.
Bezpieczne przechowywanie i przesyłanie danych
Akumulator fiskalny nie tylko gromadzi informacje o transakcjach dokonywanych przy użyciu kasy online. Moduł szyfruje przychodzące dane i dopiero po zaszyfrowaniu przesyła je lub przechowuje w postaci zaszyfrowanych wiadomości.
Takie podejście całkowicie wyklucza dostęp osób niepożądanych do informacji przechowywanych w FN. Niezawodność urządzenia potwierdza również fakt, że posiada certyfikaty FSB zgodności z wymaganiami dla kryptograficznych środków ochrony danych fiskalnych.
Po dokonaniu transakcji FN niemal natychmiast wysyła informację o operacji do magazynu w chmurze operatora danych fiskalnych. W takim przypadku, po potwierdzeniu przez OFD otrzymania czeku, wszystkie informacje z urządzenia są usuwane. W przypadku utraty połączenia z Internetem dane są przechowywane w FN przez 30 dni. Po upływie tego okresu kasa zostaje zablokowana, ale informacje zapisane w jej pamięci zostają zachowane.
Wymagania dla FN
Wymagania dotyczące akumulatorów fiskalnych zostały szczegółowo opisane w art. 4.1 ustawy federalnej 54-FZ (zmienionej 03.07.2017). Najważniejsze z nich to:
- niezawodna ochrona informacji;
- szyfrowanie przychodzących dokumentów fiskalnych oraz deszyfrowanie danych otrzymanych przez OFD;
- możliwość wprowadzenia informacji o numerze kasy, danych użytkownika i CRF;
- utworzenie czeku dla każdej transakcji (wskaźnik fiskalny PR);
- zapobieganie powstawaniu AF, gdy czas trwania zmiany roboczej przekracza 24 godziny;
- przechowywanie informacji w swojej pamięci nawet w przypadku braku prądu;
- wykluczenie zmian informacji przechowywanych w FN;
- tworzenie dokumentacji dla każdej kasy fiskalnej wpisanej do rejestru Federalnej Służby Podatkowej;
- przygotowanie ostatecznych wyników dotyczących ilości obliczeń i ich aktualnego stanu;
- FN ma obudowę opieczętowaną przez producenta indywidualnym numerem;
- obecność timera odpornego na awarie i przerwy w zasilaniu;
- dostępność klucza atrybutu fiskalnego i komunikatów o długości co najmniej 256 bitów;
- możliwość przechowywania danych przez 5 lat po zakończeniu żywotności kasy internetowej;
- FN posiada paszport z informacjami o modelu, numerze seryjnym, producencie, żywotności i innych informacjach.
Przez 30 dni rejestrator fiskalny musi przechowywać w swojej pamięci, bez możliwości korekty, raporty początku i końca zmiany, rejestracji i zmian jej parametrów, pokwitowania kasowe (SRF) oraz potwierdzenia CRF.
Rejestr akumulatorów fiskalnych
Dopuszczenie akumulatora fiskalnego do użytkowania następuje dopiero po zarejestrowaniu urządzenia w rejestrze państwowym. Każdy może wyświetlić ten dokument na oficjalnej stronie internetowej Urzędu Podatkowego.
Lista kas internetowych ujętych w rejestrze jest regularnie aktualizowana. Dokument zawiera informacje:
- Nazwa producenta;
- NIP producenta;
- model KKM;
- model FN;
- kasa fiskalna działająca z automatycznymi rozliczeniami;
- praca kasowa przy dokonywaniu płatności elektronicznych;
- funkcjonowanie KPCh w tworzeniu ścisłych formularzy sprawozdawczych;
- numer decyzji i datę wpisania FA do rejestru.
Okres ważności akumulatora fiskalnego
Okres ważności ustanowionego prawem akumulatora podatkowego zależy bezpośrednio od systemu podatkowego stosowanego przez indywidualnego przedsiębiorcę lub organizację.
Tak więc okres ważności FN wynosi 13 miesięcy od daty rejestracji urządzenia w organie podatkowym dla indywidualnych przedsiębiorców i organizacji stosujących powszechny system podatkowy, prowadzących handel sezonowy, sprzedających leki i weterynaryjne, produkty kosmetyczne i perfumeryjne, alkohol i tytoniu, a także połączenie preferencyjnego systemu podatkowego z OSNO. Wymiana akumulatora fiskalnego 36 miesięcy po jego aktywacji jest konieczna dla organizacji korzystających z STS, PSN i UTII.
W przypadku zmiany OFD nie ma potrzeby zmiany akumulatora fiskalnego - wystarczy ponowna rejestracja. Dopuszczalna liczba procedur rejestracyjnych dla FN to 12.
Instalowanie dysku fiskalnego
Producenci nowych kas fiskalnych integrują FN w obudowach urządzeń, dzięki czemu właściciele takich kas nie muszą się martwić o zainstalowanie rejestratora fiskalnego. Jeżeli CCP jest modernizowany lub kończy się okres ważności FN, moduł można zainstalować na trzy sposoby:
- niezależnie korzystając z instrukcji dla FN;
- w specjalistycznym autoryzowanym centrum serwisowym ASC;
- w centrum obsługi technicznej centrum serwisowego.
W przypadku uszkodzenia kasy w procesie samodzielnego montażu napędu fiskalnego, użytkownik może utracić gwarancję na kasę, dlatego lepiej powierzyć wykonanie FN kasie profesjonalistom. Po zainstalowaniu FN jest on aktywowany poprzez utworzenie pierwszego czeku, którego dane należy już wprowadzić w formularzu rejestracyjnym na stronie internetowej Federalnej Służby Podatkowej i OFD.
Rejestracja rejestratora skarbowego
Rejestracja FN jest obowiązkowa zarówno dla starych urządzeń kasowych, które przeszły procedurę modernizacji, jak i dla nowych kas fiskalnych, które już posiadają w swoim przypadku rejestratora fiskalnego. Proces rejestracji podzielony jest na 3 główne etapy.
- Wskazanie modelu i unikalnego numeru seryjnego napędu fiskalnego w procesie rejestracji kasy online na koncie osobistym przedsiębiorcy indywidualnego lub osoby prawnej. Jeżeli identyfikator FN jest obecny w bazie rejestru organu podatkowego, procedura zakończy się sukcesem.
- Zawarcie umowy z FDO (operatorem danych skarbowych) wskazującej informacje o modelu i numerze seryjnym FN w celu późniejszego przekazania danych z kasy fiskalnej do FDO.
- Ustawienie kasy przez technika wraz z wprowadzeniem danych do prawidłowego funkcjonowania kasy. Po określeniu niezbędnych danych programu technik drukuje pierwszy raport Z nr 1 z sumą kontrolną akumulacji 1 rubla i 11 kopiejek. Dane z tego czeku są przekazywane do OFD, nie ma potrzeby przesyłania ich do Federalnej Służby Podatkowej.
Zalety i wady kas online z FN
Współcześni przedsiębiorcy i organizacje przetestowali już pełnoprawną pracę według nowych zasad, a nawet zidentyfikowali główne zalety i wady korzystania z kas fiskalnych z akumulatorami fiskalnymi.
Zalety kasy online z napędem fiskalnym to:
- możliwość rejestracji urządzenia przez Internet bez wizyty w urzędzie skarbowym;
- brak konieczności zawierania umowy z serwisem technicznym (centrum serwisowe);
- pozbycie się dodatkowych kontroli w związku z wymianą informacji online i zautomatyzowaną analizą;
- możliwość korzystania i samodzielnej wymiany FN przez przedsiębiorców na PSN, STS, ESHN, a także firmy świadczące usługi.
Wady zauważone przez konsumentów podczas korzystania z PV:
- znaczne wydatki na zakup urządzenia, przeszkolenie kasjerów do pracy z nim;
- konieczność zapłaty za usługi FDO, które będą wymieniać dane elektroniczne.
Stała kontrola organów kontroli skarbowej, a co za tym idzie, automatyczne powiadamianie departamentu o wszelkich możliwych błędach może bardzo obciążać współczesnych przedsiębiorców, przyzwyczajonych do swobody działania i samodzielnego podawania danych w przewidzianym prawem terminie.
