Głównym narzędziem do zarządzania przepływami finansowymi każdej firmy jest rachunek bieżący. Jej kompetentne kierownictwo zapewnia terminowe rozliczenia z partnerami biznesowymi, dostawcami i kontrahentami, pracownikami organizacji oraz budżetem. Regulację płatności bezgotówkowych można podzielić na 2 bloki: wykonywanie transakcji na rachunku bieżącym i ich odzwierciedlenie na rachunkach księgowych.
Instrukcje
Krok 1
Małe firmy z reguły nie mają szczególnych problemów z organizacją płatności: pracownik finansowy tworzy zlecenia, zabiera je do banku lub przekazuje drogą elektroniczną poprzez system Klient-Bank, odbiera wyciągi i umieszcza je w programie księgowym. Jeśli mówimy o holdingu, który zrzesza kilkadziesiąt podmiotów prawnych, potrzebny jest system do zarządzania rachunkiem bieżącym.
Krok 2
Organizuj księgowanie dokumentów otrzymanych do zapłaty z różnych oddziałów firmy: zarejestruj je w specjalnym dzienniku lub pliku elektronicznym z dostępem do sieci lokalnej. Przechowuj rachunki, specyfikacje, noty serwisowe i inne aplikacje do przelewania środków w różnych urządzeniach magazynujących na odpowiedni temat: podatki, pensje, płatności dla głównych dostawców, koszty mediów, rozliczenia kredytów itp.
Krok 3
Przy składaniu zleceń płatniczych należy dokładnie sprawdzić dane bankowe odbiorcy, kwotę wpłaty oraz jej cel. Nikt nie jest odporny na błędy, dlatego składając gotowe płatności do weryfikacji i podpisu do głównego księgowego, dołącz do każdego zamówienia podstawowy dokument, na podstawie którego został on sporządzony.
Krok 4
Co do zasady ważne jest, aby pracownicy, którzy zostawili wniosek o zapłatę jakichkolwiek wydatków, znali datę i numer wezwania do zapłaty. Aby nie rozpraszać się wyszukiwaniem przy każdym pytaniu, prowadź codzienny skonsolidowany rejestr transakcji na rachunku bieżącym. Powinna zawierać informacje o odbiorcy, kwocie i celu płatności, o wielu osobach prawnych w firmie – o zleceniodawcy, a także numer zamówienia.
Krok 5
Taki rejestr transakcji można skompilować ręcznie, ale najbardziej optymalna będzie jego wersja automatyczna. Większość programów księgowych ma podobną funkcję lub istnieje możliwość jej stworzenia.
Krok 6
Dla wygody przechowuj podsumowanie płatności w udostępnionym pliku lub opublikuj je gotowe w sieci lokalnej swojej organizacji. W ten sposób wszystkie zainteresowane strony mogą uzyskać potrzebne informacje.
Krok 7
Aby nie przegapić terminów regularnych płatności, sporządź kalendarz planowanych wydatków: podatki, odsetki od pożyczek, regularne transze z umów itp.
Krok 8
Aby poprawnie odzwierciedlić transakcje na rachunku bieżącym w księgowości, uzgodnij z głównym księgowym na piśmie standardowe transakcje i skup się na nich podczas księgowania wyciągów bankowych.
Krok 9
Pamiętaj, aby zainstalować system "Klient-Bank". Pozwoli to na uniknięcie codziennych wyjazdów do banku i przyspieszenie płatności, ponieważ kasjer nie musi ich ręcznie przetwarzać. Prawie wszystkie tego typu programy obsługują funkcje wymiany z programami księgowymi: ładowanie zleceń płatniczych i rozładowywanie zestawień.
Krok 10
Oczywiście automatyzacja rozliczeń nie anuluje dokumentów papierowych, dlatego nie zapomnij regularnie otrzymywać wyciągów z banku i przekazywać je do działu księgowości.
