Dokumentacja przedsiębiorstwa musi być utrzymywana w porządku. Aby ułatwić odnalezienie niezbędnej umowy na dostawę towarów wśród innych dokumentów biznesowych, warto stworzyć dla nich osobną półkę lub folder. Ale nie tylko. Same umowy również wymagają uproszczenia.
Instrukcje
Krok 1
Zbierz wszystkie kontrakty, które chcesz uporządkować i oceń je. Zwróć uwagę na to, jak często są zawierane i z jakimi partnerami. Pomoże Ci to wybrać sposób klasyfikacji dokumentów.
Krok 2
W przypadku wielu partnerów bardziej odpowiedni jest sposób zamawiania umów do dnia ich zawarcia. W przypadku, gdy przez dłuższy czas umowy zawierane są z tymi samymi firmami, mogą one zostać pogrupowane w osobną kategorię (folder) przez kontrahentów. A w niektórych przypadkach wystarczy ułożyć umowy w kolejności alfabetycznej według nazw firm partnerskich.
Krok 3
Niezależnie od wybranej metody pamiętaj, że obszerne foldery są bardzo niewygodne w użyciu. Przejrzyj kontrakty i usuń te, które wygasły ze stosu ogólnego. Utwórz dla nich osobny folder. Do takich umów podchodzimy najczęściej tylko od czasu do czasu, nie są one wymagane w codziennej pracy.
Krok 4
Układając umowy w porządku chronologicznym, przestrzegaj ogólnych zasad prowadzenia i przechowywania ewidencji. W tych często używanych folderach na górze znajdują się ostatnio zawarte umowy. Poniżej znajdują się dokumenty z wcześniejszą datą powstania. Wręcz przeciwnie, przy zapisywaniu w archiwum pierwszy powinien znajdować się na górze, a ostatnia zawarta umowa powinna znajdować się poniżej.
Krok 5
Użyj znaczników, znaczników, zakładek i innych materiałów piśmiennych, aby wizualnie oddzielić jedną kategorię od drugiej. Upewnij się, że takie ograniczniki są wyraźnie widoczne w folderze. To znacznie ułatwi wyszukiwanie wymaganych dokumentów.
Krok 6
Po umieszczeniu wszystkich umów na dostawę towarów w odpowiednim folderze należy sporządzić rejestr dokumentów. Umieść go na okładce lub umieść w teczce na wszystkich umowach. Pozostaw puste wiersze w rejestrze. Inwestując nowy kontrakt, wprowadź informacje o nim w rejestrze.
