Zarządzanie każdym przedsiębiorstwem musi uwzględniać w swojej działalności wiele czynników, zarówno zewnętrznych, jak i wewnętrznych. Nie wszystkie plany są realizowane zgodnie z zamierzeniami. Pracownicy, rozwiązując przydzielone zadania, mogą popełniać niezamierzone błędy lub wycofywać się z przydzielonych im obowiązków. Dlatego menedżer musi na co dzień wykonywać funkcje kontrolne.
Do czego służy kontrola?
Działania organizacji, czy to struktury biznesowej, czy instytucji rządowej, odbywają się nieustannie w zmieniającym się otoczeniu. Jedną z funkcji aparatu zarządzania jest uwzględnianie takich zmian i wprowadzanie korekt w procesach produkcyjnych. Jednocześnie menedżer musi odpowiednio zorganizować personel i zmotywować go do wykonywania bieżących i przyszłych zadań.
Integralną funkcją kierownictwa jest regularna i planowa kontrola nad działaniami podwładnych. W ten sposób możesz na czas zidentyfikować niedociągnięcia w pracy pracowników, wykryć błędy i przeliczenia. Nie wszystkie zakłócenia w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa wynikają z błędnych działań personelu. Czasami błędy popełniają sami menedżerowie, na przykład zniekształcając znaczenie poleceń napływających z góry.
Kontrola ze stanowiska kierownictwa to jasny i przemyślany system środków służących weryfikacji poprawności wykonania poleceń i poleceń kierownictwa. Koncepcja ta obejmuje również monitorowanie ścisłego wykonywania przez pracowników ich obowiązków funkcjonalnych. W organizacji, w której znaczną część pracy wykonują ludzie, a nie maszyny i mechanizmy, kontrola jest bezpośrednio związana z koncepcją władzy i administracyjnej regulacji działań.
Kontrola jako funkcja zarządzania
Zadaniem systemu kontroli jest ustalenie pewnych standardów, którymi pracownicy muszą kierować się w swoich działaniach. Aby kontrola była skuteczna, potrzebne są wzorce, za pomocą których menedżer może ocenić wydajność każdego pracownika. Różnica pomiędzy standardem a uzyskaną wydajnością powinna być podstawą do zmiany procesów pracy.
Funkcje kontrolne w zarządzaniu wchodzą w życie już na etapie planowania działań organizacji. Opracowując plany pracy dla działów, kierownicy powinni przewidzieć w nich działania weryfikacyjne, wskazując czas ich realizacji oraz osobę odpowiedzialną za wdrożenie. Planowany charakter kontroli umożliwia przeprowadzenie audytu działań nie od przypadku do przypadku, ale w sposób systematyczny.
Nadrzędnym celem kontroli jest doprowadzenie do stanu, w którym kierownictwo organizacji koncentruje się na jak najefektywniejszym wykonywaniu wskaźników efektywności. Planując czynności kontrolne, kierownik musi uwzględnić psychologiczne cechy poszczególnych pracowników i zespołu jako całości. Nieprawidłowo skonstruowany system kontroli może negatywnie wpłynąć na personel, prowadzić do spadku motywacji i wzrostu napięcia.
