Korespondencja biznesowa jest integralną częścią przepływu pracy. Konieczne jest komponowanie wiadomości tak, aby w przypadku publikacji nie musiało się rumienić z powodu wolnej sylaby i błędów. List do partnerów biznesowych powinien zawierać pozdrowienie, być napisany rzeczowo i kończyć się szczegółowym podpisem.
Instrukcje
Krok 1
Jeśli nie wiesz, kiedy odbiorca przeczyta list, napisz w pozdrowieniu „Cześć” lub „Dzień dobry”.
Krok 2
Wybierz standardową czcionkę i czarne litery. Wielokolorowe słowa nie są łatwe do odczytania, odwracają uwagę i nie pozwalają uchwycić istoty tekstu. Jeśli chcesz wyróżnić frazę, napisz: „Zwracam twoją uwagę, że…”
Krok 3
Odwołaj się do osoby po imieniu, a do przełożonego po imieniu i nazwisku. Przed kontaktem napisz „Kochanie…” Korespondencja biznesowa może trafić na stół do dyrektora, dlatego lepiej unikać zdrobniałych i potocznych wyrażeń.
Krok 4
Zwracając się do partnera, pisz słowa „ty”, „ty”, „twój” z dużej litery. Jeśli list jest adresowany do kilku osób, użyj małych liter.
Krok 5
Kolejny tekst powinien być napisany poprawnie, prostymi zdaniami, bez użycia słów, które mogą nie być znane partnerowi. Jeśli tekst zawiera terminy techniczne lub wyrażenia obce, należy je rozszyfrować.
Krok 6
Rozpocznij swój list od stwierdzenia istoty problemu, a następnie zadaj interesujące pytania.
Krok 7
Spróbuj zmieścić 1/3 arkusza A4 w 12 typach. Wiadomości o dużej objętości są trudne do odczytania, nie są czytane do końca lub pomijane są całe zdania. Jeśli potrzebujesz dużo komunikować się, podziel informacje na kilka liter lub załącz plik ze szczegółowym opisem. Jeśli informacja jest ważna dla odbiorcy, na pewno otworzy załącznik.
Krok 8
Na końcu listu biznesowego napisz „Pozdrawiam, imię i nazwisko”. Jeśli korespondencja odbywa się e-mailem, napisz podpis, który będzie towarzyszył wszystkim wiadomościom. Wskaż następujące informacje: - nazwisko, imię, jeśli to konieczne - nazwisko patronimiczne - stanowisko - nazwa organizacji - adres - numer telefonu - służbowy i komórkowy - dodatkowe informacje - hasło, życzenie itp., jeśli zostały podane przez styl korporacyjny.
