Każdy menedżer marzy o takich pracownikach, którzy doskonale rozumieją swoje zadania, od razu je realizują i nie biegają pięć razy dziennie, aby wyjaśnić, co i jak robić. Jednak takie sytuacje mają postać rzadkich wyjątków. Z reguły lider musi dbać o dokładność i przejrzystość każdego zadania, jeśli chce, aby firma kwitła.
Przy innym podejściu do biznesu wszystko się rozpadnie na naszych oczach, bo podwładni nie zrozumieją co konkretnie robić i kiedy to zrobić, manager pomyśli, że czas zmienić zespół. A wina za wszystko jest banalna – złe ustawienie zadań.
Jakie jest idealne wyzwanie
Jeśli powiesz menedżerowi w biegu: „Zadzwoń do klienta”, a nadal nic nie wyjaśnisz, możesz być w 99% pewien, że źle Cię zrozumie. Albo zadzwoni do niewłaściwej osoby, albo powie niewłaściwą rzecz. Ponieważ twoi podwładni nie są telepatyczni i nie wiedzą, co masz w głowie. Usta menedżera są pełne jego zmartwień i na pewno coś pomyli. Dlatego podaj szczegółowe zadanie, ze wszystkimi subtelnościami i niuansami - wtedy będzie gwarancja jego realizacji.
Ciekawym przykładem jest ćwiczenie, które z pewnością przekona menedżera, jak ważne jest jasne wyznaczanie celów. Przyda się również jako mała sesja szkoleniowa z menedżerami średniego szczebla.
Ćwiczenie polega na tym, że facylitator opisuje własnymi słowami obiekt, którego rozmówca nigdy wcześniej nie widział.
A potem rozmówca rysuje to, co przedstawił zgodnie z opisem. Rysunek będzie tak daleki od rzeczywistości, że nie sposób sobie wyobrazić. To normalne, ponieważ każdy ma własne wyobrażenia na temat różnych rzeczy i koncepcji. Nawet słowa „szybko” czy „pilnie” są postrzegane przez każdego na swój sposób.
Każdy pracownik ma swoje własne poglądy na priorytety. A jeśli nie wskażesz czasu, zadanie zostanie zepchnięte na drugi plan. A potem powie, że „nie powiedziano mu, że to pilne”.
Jednocześnie nie należy ustalać terminów – z reguły nie są one dotrzymywane. Weź sobie zapas na kilka dni, żeby później nie było żadnego zagrożenia. Nikt nie da gwarancji, że wszystko „pojdzie gładko”: albo pracownik nie zdąży na czas, albo ktoś go zawiedzie. Dlatego zdecydowanie potrzebujesz czasu na manewrowanie, aby wszystko dokończyć lub naprawić.
Na przykład, jeśli powiesz pracownikom, że „muszą zwiększyć sprzedaż”, czy jest to wymierny cel? Każdy powinien zrozumieć, o ile muszą wzrosnąć ich wskaźniki wydajności, aby zwiększyć ogólną sprzedaż. A jaki jest ilościowy wskaźnik sprzedaży rocznie, miesięcznie, tygodniowo, dziennie.
Jeśli tego nie zrobią, pracownicy poczynią pewne wysiłki, poziom sprzedaży w pewnym stopniu wzrośnie, zgłoszą się, ale liczby nie będą takie, jak zaplanowałeś. Dlatego ważne jest, aby wyrazić je podczas wyznaczania zadania, aby każdy wyraźnie zrozumiał poziom osobistego zainwestowanego wysiłku.
Wzajemne zrozumienie między przełożonym a podwładnym opiera się na tych trzech filarach, a przy ich ścisłym przestrzeganiu biznes rozwija się bez szarpnięć i zahamowań.
