Przed sporządzeniem rocznych sprawozdań finansowych wykonywanych jest wiele prac przygotowawczych. Na koniec okresu sprawozdawczego wszystkie konta operacyjne są zamykane, sprawdzana jest poprawność zapisów na kontach syntetycznych i analitycznych, przeprowadzana jest inwentaryzacja majątku i pasywów, zamykane są dzienniki zamówień i księga główna.
Instrukcje
Krok 1
Księga główna jest otwierana corocznie. Każda linia księgi odpowiada określonemu miesiącowi, każde konto ma swój spread. Obroty kredytowe przekazywane są co miesiąc do księgi głównej z podziałem na rachunki do obciążenia. Ponadto rejestruje łączne obroty debetowe. Po wprowadzeniu wszystkich kwot sprawdzają, czy obroty na debetach i kredytach są takie same. W przypadku naruszenia równości należy poszukać błędu w przenoszeniu danych z dzienników zamówień lub zapisów w nich.
Krok 2
Po sprawdzeniu danych wyświetlane są salda debetowe i kredytowe dla wszystkich rachunków. Pamiętaj jednak, że aktywne konta mają saldo debetowe. Jest on obliczany jako suma salda debetu początkowego i obrotu debetowego, od którego odliczany jest obrót kredytowy. Konta pasywne mają saldo kredytowe. Wynika to następująco: saldo kredytu na początku miesiąca plus obrót kredytem minus obrót debetowy.
Krok 3
Oprócz równości obrotów, przy wypełnianiu księgi głównej należy przestrzegać równości kont, tj. całkowite saldo wszystkich rachunków debetowych musi być równe całkowitemu saldzie kredytowemu rachunków. Jeśli ta równość zostanie zachowana, istniejące salda kredytowe i debetowe są przenoszone do bilansu.
Krok 4
Informacje z dzienników zamówień przekazywane są do księgi głównej począwszy od obrotu kredytowego, tj. po pierwsze, w kolumnie „Obrót na kredyt” rejestrowana jest suma obrotów na kredyt zlecenia dziennika. Kwoty te są spisywane osobno, a ponieważ w debetach rachunków występują ewidencje poszczególnych kwot odpowiadających uznaniu rachunku wskazanego w dzienniku zamówień, są one stopniowo odejmowane. Ta procedura wypełniania umożliwia monitorowanie poprawności zapisów na rachunkach w księdze głównej, ponieważ kwota odzwierciedlona w uznaniu jednego konta musi koniecznie być równa kwotom w debecie odpowiednich rachunków.
