W metodologii rachunkowości szczególną rolę odgrywa system kont, za jego pomocą informacje wyświetlane są metodą podwójnego wpisu. Konta, na które wpływa jedna transakcja biznesowa metodą podwójnego zapisu, nazywane są kontami przeciwstawnymi.
Korespondencja kont w księgowości
Transakcje gospodarcze powodują zmiany w bilansie, które mają dwojaki charakter. Wpływają na dwie powiązane ze sobą pozycje księgowe i dwie pozycje bilansowe. Konta księgowe muszą odzwierciedlać stan tych samych obiektów, a także ich ruch, dlatego każda operacja musi być wyświetlana w tej samej kwocie na co najmniej dwóch połączonych kontach. Podwójne wprowadzenie danych transakcyjnych pokazuje adresy tych relacji między rachunkami, relacja ta nazywana jest korespondencją kont. Konta odpowiadające są uważane za konta, na które wpływa jedna transakcja biznesowa metodą podwójnego zapisu.
Sporządzanie faktur korespondencyjnych
Podwójny zapis zawiera trzy główne składniki - opis operacji, rachunki uznane i obciążone, a każdy z tych składników wyrażony jest w określonej wysokości. Rachunkom przypisywane są kody numeryczne, ich numery, a treść operacji może być wyrażona za pomocą jej liczby i kwoty. Każdej transakcji musi być przypisany kolejny numer, który wskazuje na odzwierciedlenie tej transakcji biznesowej. W tym celu prowadzone są księgi kasowe, dzienniki ewidencyjne i inne rejestry księgowe.
Transakcje gospodarcze są rejestrowane w celach kontrolnych, najpierw są wyświetlane w ewidencji chronologicznej jako czynność zakończona wraz z dokumentacją dowodową, a następnie w ewidencji systemowej jako transakcje księgowania na konta przeciwstawne.
Wartość podwójnego zapisu na rachunkach księgowych
Co do zasady treść transakcji gospodarczej nie jest zapisywana na kontach księgowych, zastępuje ją odniesienie do określonej liczby, a wyniki księgowania na konta wyrażane są w jednym ekwiwalencie pieniężnym. Podwójny wpis zawiera informacje odzwierciedlające zmiany obiektów na połączonych rachunkach offsetowych, a także charakter kierunku ruchu obiektów księgowych. Zawiera również wszelkie informacje o realizowanych procesach biznesowych, służy do kontroli rzetelności transakcji oraz sprawdzania poprawności ich odzwierciedlenia w systemie kont księgowych. Niezawodność osiąga się poprzez uzgadnianie zapisów transakcji debetowych i kredytowych, a także sald kont. Jeśli nie ma równości w obrotach i saldzie, sygnalizuje to błędy popełnione podczas rejestracji danych na kontach.
