Zgodnie z rosyjskim prawem wszystkie organizacje muszą przeprowadzać coroczną inwentaryzację majątku. Odbywa się to przed sporządzeniem rocznych sprawozdań finansowych. Inwentaryzacja polega na uzgodnieniu faktycznej dostępności środków trwałych z danymi księgowymi.
Każde przedsiębiorstwo musi prowadzić ewidencję środków trwałych, czyli odzwierciedlać odbiór, uruchomienie, montaż, naprawę, umorzenie, dzierżawę itp. Z reguły wszystkie te informacje są rejestrowane w rachunkowości. Dla każdej nieruchomości w bilansie organizacji uruchamiana jest karta inwentaryzacyjna i przypisywany jest numer inwentarzowy, który nawet przy wynajmie musi być przypisany do obiektu. Procedura jej ustalania jest opracowywana przez kierownika organizacji i jest zapisywana w polityce rachunkowości organizacji.
Inwentaryzacja nieruchomości zapewnia ocenę stanu obiektów, a także pozwala kontrolować ruch środków trwałych. Kontrola ta jest przeprowadzana na polecenie szefa, powołuje on również komisję inwentaryzacyjną, w skład której musi wchodzić główny księgowy, osoba odpowiedzialna materialnie. Również w zamówieniu ustalany jest termin imprezy.
Następnie członkowie komisji muszą zabrać wszystkie dokumenty techniczne dotyczące nieruchomości: paszporty, instrukcje i inne. Ponadto osoba odpowiedzialna materialnie pisze pokwitowanie, że wszystkie dokumenty zostały przedłożone do działu księgowości przed rozpoczęciem inwentaryzacji, ruchy są rejestrowane i rozliczane.
Członkowie komisji muszą odnotować obecność mienia, jego stan. Jeśli czegoś brakuje lub stało się bezużyteczne, identyfikuje się winowajcę. Wszystko to odnotowuje się w spisie inwentarza, który na końcu podpisują wszyscy obecni. Po weryfikacji wszystkie dane przekazywane są do działu księgowości.
Inwentaryzacja prowadzona jest nie tylko przed dostarczeniem rocznego sprawozdania finansowego, konieczne jest również przeprowadzenie audytu przy sprzedaży nieruchomości, przy wynajmie obiektu, po fakcie kradzieży, po awarii (pożar, powódź itp.), a także podczas likwidacji przedsiębiorstwa.
