Organizacje i przedsiębiorcy indywidualni zarejestrowani w Funduszu Ubezpieczeń Społecznych jako pracodawcy muszą co miesiąc przekazywać składki ubezpieczeniowe i składać do FSS kwartalne raporty z dokonanych rozliczeń i wypłat ubezpieczeniowych.
Formularz zgłoszeniowy
W przypadku tej procedury przewidziany jest specjalny formularz 4-FSS, w którym przewidziano sekcje odzwierciedlające naliczone i opłacone składki ubezpieczeniowe z tytułu tymczasowej niezdolności do pracy oraz w związku z macierzyństwem; ubezpieczenie od wypadków przy pracy; płatności za ciążę i poród; po wystąpieniu innych zdarzeń ubezpieczeniowych. Specjalna procedura opłacania składek przewidziana dla preferencyjnych kategorii ubezpieczycieli jest również odzwierciedlona w specjalnej sekcji. W osobnych tabelach dokonywana jest kalkulacja podstawy naliczania składek ubezpieczeniowych oraz wypłat w przypadku wystąpienia zdarzeń ubezpieczeniowych. Sprawozdawczość w ciągu roku prowadzona jest na zasadzie memoriałowej.
Warunki i tryb składania raportów do FSS
Bieżące raporty okresowe i roczne należy składać w oddziale terenowym FSS do 15 dnia miesiąca następującego po okresie sprawozdawczym (kwartał). Wszystkie niezbędne dane do składania raportów znajdują się na karcie, która została wystawiona podczas rejestracji.
Zgłoszenie można złożyć na kilka sposobów: osobiście zanieść go do oddziału FSS, przekazać inspektorowi papierowy formularz zgłoszenia i poczekać na kontrolę. W takim przypadku możesz wyjaśnić wszystkie niejasne punkty i, jeśli to konieczne, powtórzyć raport. Jeśli wszystkie wskaźniki są poprawnie odzwierciedlone w raporcie, pracownik FSS zaznacza akceptację raportu na drugim egzemplarzu. Korekty i plamy, stosowanie środków korygujących jest niedozwolone.
Bardzo wygodny sposób przesyłania raportów za pośrednictwem telekomunikacji. Aby to zrobić, potrzebujesz specjalnego programu (rozpowszechnianego bezpłatnie) i elektronicznego podpisu cyfrowego, który należy kupować co roku od akredytowanych organizacji. W takim przypadku doręczenie raportu można potwierdzić poprzez wydrukowanie protokołu odbioru informacji, który jest generowany automatycznie w momencie odebrania raportu przez pracownika FSS.
W przypadku nieprzewidzianych sytuacji istnieje jeszcze jedna możliwość - przesłanie listem poleconym raportu na nośniku elektronicznym i jego należycie poświadczonej wersji papierowej. Pismo musi zawierać spis załącznika. W takim przypadku terminem doręczenia protokołu będzie data wskazana na odbiorze przesyłki. Metoda ta może być zastosowana w przypadku zaistnienia pewnych okoliczności, które nie pozwalają na wypełnienie tego obowiązku w inny sposób: komputer jest uszkodzony, nie ma dostępu do Internetu, a na FSS jest już za późno. Ta metoda jest legalna, ale niezbyt wygodna.
Kary za niezłożenie raportów do FSS
Za spóźnione złożenie sprawozdań ustalono kary w wysokości 5% kwoty naliczonych składek ubezpieczeniowych w okresie sprawozdawczym, ale nie mniej niż 1000 rubli. W przypadku wykrycia nieścisłości w raportowaniu, zaniżenia składek ubezpieczeniowych podczas audytu biurowego, nakładana jest kara w wysokości 20% niezapłaconej kwoty.
