W ostatnim czasie w biznesie obserwuje się tendencję do przechodzenia od zarządzania funkcjonalnego do zarządzania procesowego, w związku z czym znacząco wzrasta rola prawidłowego opisu i formalizacji procesów biznesowych. Dopiero po zakończeniu tych działań możemy mówić o optymalizacji procesów biznesowych jako sposobie zwiększenia efektywności przedsiębiorstwa.
Czy to jest to konieczne
Narzędzie CASE pozwalające na sformalizowanie procesu biznesowego w notacji graficznej
Instrukcje
Krok 1
Pierwszym z nich jest zwięzłe i dokładne sformułowanie nazwy opisywanego procesu, która powinna być zrozumiała i odzwierciedlać ogólną istotę sekwencji działań składających się na proces biznesowy. Np. zamiast „Złożenie wniosku o wytworzenie wyrobu do produkcji i kontrolę jego wykonania” wystarczy nazwać proces „Kontrola produkcji wyrobu”. Drugim jest poprawne rozbicie całego opisanego procesu na mniejsze („atomowe”) zadania lub funkcje podprocesów i decydują o kolejności ich realizacji. Przy takim podziale opisany proces będzie procesem najwyższego poziomu. Szczegółowość procesu wysokiego poziomu może być różna, ale powinna być adekwatna do zrozumienia odbiorców, którzy będą używać Twojego opisu.
Krok 2
Istnieje kilka sposobów na opisanie procesu biznesowego. Najpopularniejsza z nich to graficzna, za pomocą diagramów wykonanych w różnych zapisach (notacja to zbiór symboli oznaczających coś).
Najczęstsze rodzaje notacji do opisu procesów biznesowych to IDEF0, BPMN, EPC (ARIS) itp.
Jako przykład skupmy się na diagramie wykonanym w notacji BPMN (Business Process Modeling Notation) za pomocą narzędzia PowerDesigner CASE (rys. 1). Główne elementy na schemacie to:
1. „Proces” (funkcja) - prostokąt zaokrąglony w rogach;
2. „Przejście” - strzałka łącząca procesy;
3. „Rozwiązanie” – diament zawierający pytanie, na które można odpowiedzieć tylko „Tak” lub „Nie”;
4. Warunki - wyrażenia tekstowe, w których odbywa się przejście z jednej funkcji do drugiej. Warunki są zawsze ujęte w nawiasy kwadratowe. Czasami przydatne jest rozbicie diagramu na „ścieżki” – pionowe lub poziome sekcje, które reprezentują działy w przedsiębiorstwie lub osoby odpowiedzialne za określoną funkcję. W takim przypadku ikona tej funkcji musi znajdować się w jej sekcji. Oprócz wymienionych elementów diagram może również zawierać listę danych wejściowych lub wyjściowych do procesu, a także linki do zasad lub przepisów, zgodnie z którymi ta lub inna funkcja jest wykonywana. Przykładowy opis procesu biznesowego „Sterowanie produkcją wyrobów” pokazano na rys.1. Łatwo zauważyć, że ten diagram jest bardzo podobny do schematu blokowego algorytmu rozwiązywania problemu.
Krok 3
Graficzny opis procesu może być również uzupełniony tekstowym opisem jego funkcji podprocesu w postaci tabeli zawierającej następujące kolumny: nazwa procesu, dział (właściciel procesu), opis procesu, wynik wykonania procesu. Przykład takiego opisu pokazano na rys. 2. Jeżeli spodziewana jest dalsza optymalizacja opisywanego procesu biznesowego, to do tabeli można dodać kolejną kolumnę opisującą utrudnienia lub mankamenty aktualnie realizowanych funkcji podprocesów.
