Faktura - dokument potwierdzający zawarcie umowy między dostawcą a kupującym na zakup towarów lub świadczenie określonych usług. Możliwość wyboru najbardziej odpowiedniej opcji wyświetlania dla partnerów przyda się obu zainteresowanym stronom.
Czy to jest to konieczne
- - PC z zainstalowanym systemem operacyjnym Windows i dostępem do Internetu;
- - program Microsoft Excel;
- - drukarka;
- - skaner;
- - Faks;
- - pieczęć organizacji lub indywidualnego przedsiębiorcy;
- - Koperta pocztowa;
- - awizacja doręczenia przesyłki pocztowej;
- - pióro wieczne.
Instrukcje
Krok 1
Przygotuj oryginalną fakturę. Utwórz go w Excelu, wydrukuj na drukarce, poświadcz podpisami szefa i głównego księgowego przedsiębiorstwa. Zapieczętuj dokument pieczęcią osoby prawnej lub indywidualnego przedsiębiorcy.
Krok 2
Jeżeli indywidualny przedsiębiorca lub szef firmy pełniący funkcję głównego księgowego wystawia fakturę, składa swój podpis dwukrotnie, robiąc to na obu zajmowanych przez siebie stanowiskach.
Krok 3
Zeskanowana faktura jest wystarczającą podstawą do zapłaty. Kopia dokumentu jest wysyłana do klienta lub nabywcy towaru e-mailem z późniejszym przekazaniem mu oryginału. Taka opcja rozliczenia jest wygodna dla partnerów znajdujących się w znacznej odległości od siebie.
Krok 4
Jeżeli płatnik znajduje się za granicą, wystarczy elektroniczna wersja faktury. W takich przypadkach wskazuje się, że dokument został złożony w formie elektronicznej i jest ważny bez podpisów i pieczęci. Wszystkie działania są omawiane przez partnerów i stosowane za obopólną zgodą.
Krok 5
Wysyłając fakturę faksem, wstaw dokument, wybierz numer partnera i wyślij wiadomość. Odbierz potwierdzenie dostawy. Jeśli partnerzy znajdują się w tym samym mieście lub w niewielkiej odległości, dostarcz oryginał faktury samodzielnie lub skorzystaj z usługi kurierskiej.
Krok 6
Wysłanie oryginału faktury pocztą to najpopularniejsza, tania, ale czasochłonna opcja. Odwiedź najbliższy urząd pocztowy. Załącz dokument w kopercie A4, wpisz adres odbiorcy i nadawcy w odpowiednim formularzu. Zapłać za wysyłkę i wyślij fakturę swojemu partnerowi, wybierając prostą lub niestandardową wiadomość. Należy pamiętać, że proste mailingi szybciej docierają do odbiorcy. Wypełnij zawiadomienie o doręczeniu pisma do adresata. Będzie to wymagało niewielkich dodatkowych kosztów, ale zapewni niezawodność i spokój ducha.
