Znaczną część obiegu firmy stanowią dokumenty księgowe, które są materialnymi nośnikami informacji o działalności gospodarczej organizacji handlowej. Jakość księgowości w firmie zależy od poprawności i terminowości sporządzania dokumentów księgowych.
Instrukcje
Krok 1
Główna księgowa w firmie zajmuje się dokumentami księgowymi i podatkowymi. Do głównych dokumentów księgowych należą dokumenty podstawowe, rejestry księgowe oraz formularze sprawozdawcze.
Krok 2
W organizacji komercyjnej należy stworzyć podstawowy system księgowy, zgodnie z którym wszystkie transakcje związane z działalnością gospodarczą organizacji muszą być potwierdzone dokumentami podstawowymi. Podstawowymi dokumentami są faktury, wykonane prace, zaświadczenia księgowe, przekazy pieniężne, akty spisania i przyjęcia-przelewu oraz inne podobne dokumenty, które rejestrują fakt prowadzenia działalności gospodarczej lub uzasadniają prawo do dokonania transakcji gospodarczej. Dokumenty pierwotne mogą być brane pod uwagę, jeśli są poprawnie sporządzone w określonej formie i zawierają niezbędne szczegóły.
Krok 3
Rejestry księgowe są odrębnymi elementami systemu księgowego w przedsiębiorstwie, które służą do gromadzenia i usystematyzowania informacji z dokumentów pierwotnych. Rejestry księgowe obejmują dziennik zamówień, księgę kasową, księgę główną i różne arkusze księgowe. Formularze rejestrów księgowych zatwierdza kierownik przedsiębiorstwa. Od 1 stycznia 2013 r. informacje zawarte w rejestrach księgowych przestają być objęte tajemnicą handlową. Te zmiany legislacyjne zostały wprowadzone, aby system rachunkowości był otwarty i przejrzysty.
Krok 4
Na podstawie danych księgowych w określonych formach sporządzane są sprawozdania finansowe. Sprawozdawczość firmowa jest ostatnim etapem wszystkich prac księgowych działu księgowości. W skład rocznej sprawozdawczości wchodzą: bilans, sprawozdanie z wyników finansowych, zestawienie zmian w kapitale własnym, rachunek przepływów pieniężnych, zestawienie przeznaczenia środków oraz objaśnienia w sprawozdaniu z wyników finansowych. Sprawozdania finansowe rejestrują sytuację majątkową i finansową firmy oraz odzwierciedlają wyniki jej działalności gospodarczej za określony okres. Dane raportowe mogą służyć do analizy kondycji finansowej i oceny efektywności firmy. Na podstawie sprawozdań finansowych prowadzone jest dalsze planowanie działalności firmy
Krok 5
Dokumenty księgowe podlegają archiwizacji. Okres przechowywania dokumentów księgowych uzależniony jest od ich rodzaju. Dokumenty pierwotne i księgi rachunkowe powinny być przechowywane przez co najmniej 5 lat, a roczne sprawozdania finansowe odnoszą się do dokumentów stałego przechowywania archiwalnego.
